እየተጠቀሙት ባለው የ Microsoft Office ስሪት ላይ በመመርኮዝ የተለያዩ መተግበሪያዎችን ሊይዝ ይችላል. የመሠረት ስፖንቸል በቋሚነት Word, Excel, PowerPoint እና Outlook ያካትታል. ፓወር ፖይንት ምንም ዓይነት የተጠላለፈ ዋስትና አይመስልም, ነገር ግን Word, Excel እና Outlook ሁሉም የተወሰነ መጠን ያለው ኢንክሪፕሽን ይሰጣሉ.
የ Word ሰነዶችን ደህንነት ይጠብቃል
ለ Microsoft Word ሰነዶች (Word 2000 እና አዲሱ) አንድ ፋይልን ሲያስቀምጡ ከፍ ያለ የደህንነት ደረጃ መምረጥ ይችላሉ. «አስቀምጥ» ን ጠቅ ብቻ ከመጫን ይልቅ ፋይልን ጠቅ ያድርጉ, ከዚያ አስቀምጥ እና የሚከተሉትን ደረጃዎች ይከተሉ:
- በፋይል ማስቀመጫ ሣጥን ውስጥ በቀኝ በኩል ጠርዝ ላይ ያሉትን መሳሪያዎች ላይ ጠቅ አድርግ
- የደህንነት አማራጮችን ጠቅ አድርግ
- የ Security Options ሳጥን የተለያዩ አማራጮችን ያቀርባል.
- ከይለፍ ቃል ቀጥሎ ባለው ሳጥን ውስጥ የይለፍ ቃል (የይለፍ ቃል) ከይለፍ ቃል ውጪ ሙሉ ለሙሉ ሊደረስበት የማይፈልጉ ከሆነ ለማስገባት ከይለፍ ቃል ቀጥሎ ባለው የይለፍ ቃል ውስጥ ማስገባት ይችላሉ
- በ 2002 እና በ 2003 ውስጥ ለመግባት በጣም አስቸጋሪ የሆነውን ከፍተኛ መጠን ያለው የመረጃ ኢንክሪፕሽን ለመምረጥ ከይለፍ ቃል ሳጥን አጠገብ ያለውን የላቀ አዝራርን ጠቅ ማድረግ ይችላሉ.
- ፋይሉን ለሌሎች ለመክፈቱ ደህና ከሆነ ለማሻሻል ከይለፍ ቃል አጠገብ ባለው ሳጥን ውስጥ የይለፍ ቃል ማስገባት ይችላሉ ነገር ግን በፋይሉ ውስጥ ለውጦችን ማን ሊያደርግ እንደሚችል መገደብ ይችላሉ.
- የደህንነት መጠበቂያ አማራጮች ሳጥንም የሰነዱን ግላዊነት ለመጠበቅ አንዳንድ ምርጫዎች ያቀርባል-
- በማስቀመጥ ላይ ከፋይ ባህሪያት የግል መረጃን ያስወግዱ
- ክትትል የሚደረግባቸው ለውጦችን ወይም አስተያየቶችን የያዘ ፋይልን ከማተምዎ በፊት, ከማስቀመጥ ወይም ከመላክ በፊት ያስጠንቅቁ
- የትብብር ትክክለኛነትን ለማሻሻል የቁጥር ቁጥርን ያስቀምጡ
- ሲከፈት ወይም ሲያስቀምጥ የተደበቀ ማተትን ይታይ
- የ Security Options ሣጥንን ለመዝጋት እሺን ጠቅ ያድርጉ
- ለፋይልዎ ስም ይምረጡ እና አስቀምጥን ጠቅ ያድርጉ
የ Excel ፋይሎችን በማስጠበቅ ላይ
Excel ለ Microsoft Word በጣም ተመሳሳይ የሆነ የመከላከያ ቅጦችን ይሰጣል. በቀላሉ ፋይሉን ጠቅ ያድርጉት, አስቀምጥ እነዚህን ደረጃዎች ይከተሉ:
- በፋይል ማስቀመጫ ሣጥን ውስጥ በቀኝ በኩል ጠርዝ ላይ ያሉትን መሳሪያዎች ላይ ጠቅ አድርግ
- አጠቃላይ አማራጮች ላይ ጠቅ ያድርጉ
- ከይለፍ ቃል ቀጥሎ ባለው ሳጥን ውስጥ የይለፍ ቃል (የይለፍ ቃል) ከይለፍ ቃል ውጪ ሙሉ ለሙሉ ሊደረስበት የማይፈልጉ ከሆነ ለማስገባት ከይለፍ ቃል ቀጥሎ ባለው የይለፍ ቃል ውስጥ ማስገባት ይችላሉ
- ከፍተኛ መጠን ያለው ኢንክሪፕሽን (encryption) ለመምረጥ በጣም አስቸጋሪ የሆነውን የይለፍ ቃል ለመምረጥ ከይለፍ ቃል ሳጥን አጠገብ ያለውን የላቀ አዝራር (" Advanced") አዝራርን መጫን እንችላለን
- ፋይሉን ለሌሎች ለመክፈቱ ደህና ከሆነ ለማሻሻል ከይለፍ ቃል አጠገብ ባለው ሳጥን ውስጥ የይለፍ ቃል ማስገባት ይችላሉ ነገር ግን በፋይሉ ውስጥ ለውጦችን ማን ሊያደርግ እንደሚችል መገደብ ይችላሉ.
- አጠቃላይ ምርጫዎችን ለመዝጋት እሺን ጠቅ ያድርጉ
- ለፋይልዎ ስም ይምረጡ እና አስቀምጥን ጠቅ ያድርጉ
የ Outlook PST ፋይሎች ደህንነት ይጠብቁ
የመግቢያ / የወጪ መልዕክቶችን እና የፋይል ዓባሪዎች ትክክለኛ ዲጂታል መፈረም እና ኢንክሪፕሽን ሌላ ጊዜ ሙሉ ማብራሪያ ይሰጠዋል. ሆኖም ግን, ከ Microsoft Outlook ማህደሮችዎ ወደ PST ፋይል ውሂብን ወደ ውጪ መላክ ሲደርሱ, ውሂቡ በሌሎች በሌሎች ሊደረስበት እንደማይችል ለማረጋገጥ ሲባል ጥበቃ ማከል ይችላሉ. እነዚህን ደረጃዎች ብቻ ይከተሉ:
- ፋይሉን ጠቅ ያድርጉ
- አስገባ እና ወደ ውጪ ላክ
- ወደ አንድ ፋይል ወደ ውጪ ላክ እና ቀጥልን ጠቅ ያድርጉ
- የግል የፋይል ፋይል (.pst) የሚለውን ይምረጡና ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ
- ወደ ውጭ መላክ የሚፈልጉትን አቃፊ ወይም ማህደሮች ይምረጡ (ከፈለጉ ንዑስ ፊፍለ ወድምዶችን አስገባ ) ከዚያም ከዚያ ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ
- የውጤት ዱካውን እና የፋይል ስም ይምረጡ እና ወደሚያክስ ፋይልዎ ከአንዱ አማራጮች ውስጥ አንዱን ይምረጡ, ከዚያ ጨርስን ጠቅ ያድርጉ
- ከተተከሉ ንጥሎች ጋር ብዜቶችን ይተኩ
- የተባዙ ንጥሎች እንዲፈጥሩ ፍቀድ
- የተባዙ ንጥሎችን ወደውጪ አትላክ
- በምስጠራ ቅንጅት ስር ከሚከተሉት አማራጮች ውስጥ አንዱን ይምረጡ
- ምንም ምስጠራ የለም
- ማመሳከሪያ ምስጠራ
- ከፍተኛ ምስጠራ
- በማያ ገጹ ታችኛው ላይ የተመሳጠረውን የ PST ፋይልን ለመክፈት የይለፍ ቃል ያስገቡ (ሁለቱንም የይለፍ ቃል በ 2 ሳጥኖች ውስጥ ማስገባት አለብዎት. ይህም የይለፍ ቃሉ በተፈለገው መንገድ እንደፃፉት ለማረጋገጥ ነው, አለበለዚያ ግን የእራስዎን መክፈት ላይችሉ ይችላሉ. ፋይል)
- እነኚህንም ለማንም ቢሆን የይለፍ ቃልዎን በይለፍ ቃል ዝርዝር ውስጥ ያስቀምጡ
- ፋይሉን ለመላክ እሺን ጠቅ ያድርጉ
(በአንዲ ኦዶነል የተስተካከለው)