ለኢሜይል ምላሽ ከሰጡ ምን ምላሽ እየሰጡ እንደሆነ ግልጽ መሆን አለበት. ለዚህ ነው ዋናው የመልዕክቱ ጽሑፍ በአብዛኛው በምላሽ ውስጥ የተጠቀሰው. በጣም ግልጽ ነው, ነገር ግን በኢሜይል ውስጥ ጽሑፉን ለመጠቆም በጣም የተሻለው ዘዴ አይደለም.
ትክክለኛው ነገር ለመስራት እጅግ በጣም ጠቃሚ የሆነ መለኪያዎች አሉ. የሚመልስህ ተቀባዩ እርስዎ ምን እያደረጉ እንደሆነ በትክክል እንዲመለከቱ በሚያስችል መንገድ የሚያስፈልገውን ያህል እንዲጠቅስ ያደርጋቸዋል. ሁሉም የኢሜይል ደንበኞች (ወይም የኢሜይል ተጠቃሚዎቹ) የሚያከብሩት ከሆነ መልእክቶች ሁልጊዜ ንጹህና የተንዛዙ ናቸው, እና ለማንበብ ቀላል ናቸው.
በተጠቆመው መንገድ መጠቀስ የሚገባው ትክክለኛ ነገር ነው, ነገር ግን የተጠቀሰውን ጽሑፍ ቆርጦ ጥሩ መልክ እንዲይዝ የሚያደርግ ስራ ነው. ለአጭር ጊዜ እና አጭር መልስ መስጠት በጣም አስፈላጊ ነውን? እንደ Outlook የመሳሰሉ በኢሜይል ፕሮግራም ውስጥ ተገቢ ገዜን ተጠቅመው ለመሞከር ከሞከሩ, ለአንድ ምላሽ ከአንድ ሰዓት በላይ ተቀምጠዋል (ወይም በአብዛኛው ሁለቱም).
የበለጠው መንገድ: ቀላል, አሁንም ትክክል እና መልካም ጠባይ
እንደ እድል ሆኖ, አንድ ነገር ለማድረግ አንድ መንገድ ብቻ አለ. በተለምዶ እነዚህ አማራጮች ፍጹም አይደሉም, ነገር ግን ከአንድ በበለጠ ተገቢው አቀራረብ ሊኖራቸው ይችላል. አሁን ይበልጥ ዘና ብሎ ይሁን ግን ሙሉ በሙሉ ሊነበብ የሚችል እና ተቀባይነት ያለው እና ተኳሃኝ - እና ትክክለኛውን መንገድ ለኢሜይል ምላሽ መስጠት እዚህ አሉ.
አንድ ሰው ሰነፍ ሆኖ ሳለ ኢሜል በትክክል ምላሽ ለመስጠት,
- በመልስዎ አናት ላይ መልዕክትዎን ይጀምሩ.
- እርስዎ የሚመልሰውን ዋና መልእክት ከዚህ በታች ያስገቡ.
- ፊርማዎ ከተጠቀሰው ጽሑፍ በላይ መሆኑን ያረጋግጡ.
- በተጠቀሰው ጽሑፍ ላይ ምንም ዓይነት ለውጥ አታድርግ.
- እርግጥ ነው, ከልክ በላይ ርዝማኔን (ቦርዶች) ማስወገድ ይችላሉ. በ "[...]" ይተኩ.
- በተቻለ መጠን በትንሽ ቃላት መልስ እየጠየቁዎት ይመልሱ.
- "ትንሽ" ከሆነ "አዎን" በማለት ፈገግ ከማለት ይልቅ "ፖም እንፈልግ እንደሆነ ጠየቅን. ወይም "ፖም, እንፈልጋለን.".
- የተጠቀሰው ጽሑፍ ያልተደመሰሰ መሆኑን, እንዲሁም <> 'ቁምፊዎችን ወይም የጥቅስ አሞሌዎችን አለመጠቀም እርግጠኛ ይሁኑ.
- ለምላሽ ምላሽ ምላሽ ከሰጡ, አሮጌ, አሁን አላስፈላጊ መልዕክቶችን ከታች ማስወገድ ይችላሉ.
እንደ አፕሊኬሽንስ ውስጥ ባሉ የኢሜይል ደንበኞች እና ግልጋሎቶች ላይ በራስሰር መረጃዎችን በማከማቸት እና ውይይቶችን በማከማቸት, ይህ የአድራሻው አቀራረብ በተለይ ጥሩ ነው. ሁሉም የተጠቀሰው ጽሁፍ በአንድ ቦታ ውስጥ ስለነበረ, የመልዕክት ጭብጡ በመጀመሪያዎቹ ኢሜሎች ሲተላለፍ የመልዕክቱን ውህደት ሳያውቅ በቀላሉ ሊደናቀፍ ይችላል.
ለታላቂ እና ትክክለኛ ቃላትን ለመለየት የኢሜይል ፕሮግራምዎን ያዘጋጁ
በኋላ ላይ ሰነፍ ለመሆን በመጀመሪያ በቅድሚያ አንዳንድ የማዋቀር ስራዎች ሊሰሩ ይችላሉ. አብዛኛው የኢ-ሜል ፕሮግራሞች እና አገልግሎቶች ለማይሳተፉ ነገር ግን በትክክል ምላሽ ሊሰጡ ይችላሉ, ሆኖም ግን:
- ኤዶራ
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail