አብዛኛዎቹ ኩባንያዎች በማይክሮሶፍት ዎርድ እና ኤክስኤምኤል ውስጥ ምን መደረግ እንዳለባቸው የሚያውቁ ናቸው, ነገር ግን Microsoft Access ምን ማድረግ እንደሚቻል መረዳት ትንሽ ለመረዳት አስቸጋሪ ነው. ዳታ ቤዞችን ለመፍጠር እና እነሱን ለመንከባከብ መሞከር አስፈላጊ አይደለም. ሆኖም ግን, ለአነስተኛ ንግዶች, ይህ ፕሮግራም በተለይ ለዕድገትና ድርጅቶችን ማስተዳደርን በተመለከተ በርካታ ልዩ ጥቅሞችን ሊያቀርብ ይችላል.
Microsoft Access ከ Excel ወይም Word ይልቅ መረጃዎችን እና ፕሮጀክቶችን ለመከታተል አነስተኛ ኩባንያዎች እጅግ ጠንካራ የሆነ መንገድ ያቀርባል. መዳረስ በተለምዶ ከሚታወቁ የ Microsoft መተግበሪያዎች ይልቅ ለመማር ተጨማሪ ጊዜ ሊወስድ ይችላል, ነገር ግን ለክትትል ፕሮጀክቶች, ለጀቶች እና ዕድገት ተጨማሪ እሴት አለው. አነስተኛውን ንግድ ለማነፃፀር እና ትንታኔ ለማስኬድ ሁሉም አስፈላጊ መረጃዎች በአንድ ፕሮግራም ውስጥ እንዲቆዩ ይደረጋል, ይህም ከማናቸውም ሌሎች ፕሮግራሞች ሪፖርቶችን እና ሰንጠረዦችን ለማቃለል ቀላል ያደርገዋል. Microsoft የመማር ሂደቱን ለማቃለል ብዙ አብነቶችን ያቀርባል እና ተጠቃሚዎች አብነቶች ሲሄዱ ብጁ ሊያበጁ ይችላሉ. የ Microsoft Access መሰረታዊ ነገሮችን ለመረዳት ትናንሽ ንግዶች በዕለታዊ ተግባሮቻቸው ላይ ሙሉ ዋጋቸውን እንዲያዩ ሊያግዝ ይችላል.
አስቀድመው የተመን ሉህ እየተጠቀሙ ከሆነ የ Excel ተመን ሉህዎን ወደ የመዳረሻ ውሂብ ጎታ መቀየር ቀላል ነው.
የደንበኞችን መረጃ መጠበቅ
የውሂብ ጎታዎቹ ለንግድ ደንበኞች, አድራሻዎችን, ደረሰኞችን እና ክፍያን ጨምሮ ለእያንዳንዱ ደንበኛ ወይም ደንበኛ አስፈላጊ መረጃዎችን እንዲያገኙ ያስችላቸዋል. የውሂብ ጎታ ሁሉም ሰራተኞች ሊደርሱበት በሚችልበት አውታረ መረብ ውስጥ እስከሚቆይ ድረስ, ተጠቃሚዎች መረጃ ወቅታዊ እንደሆነ እርግጠኛ መሆን ይችላሉ. የደንበኛ መረጃ ለያንዳንዱ አነስተኛ ንግድ ወሳኝ በመሆኑ የውሂብ ጎታውም ተጠብቆ ሊቆይ ይችላል. ቅጾችን ወደ መረጃ ቋት ማከል ውሂቡን በሁሉም ሠራተኖች ውስጥ በተከታታይ የሚያስገቡትን አነስ ያሉ ንግዶችን ያግዛል.
ተጠቃሚዎች ከፕሮግራሙ ጋር በደንብ እንዲተዋወቁ ስለሚያደርጉ የበለጠ የተራቀቁ አካሎች ሊጨመሩ ይችላሉ, ለምሳሌ ለደንበኛ አድራሻዎች መቃኘት. ይህ ለሰራተኞች አዳዲስ አድራሻዎችን እንዲያረጋግጡ ወይም ለሽያጭ እቅዶችን እንዲያቅዱ ያስችላቸዋል. የንግድ ተቋማትን ደረሰኞችን እንዲፈጥሩ እና ኢሜይሎችን ወይም መደበኛ ደብዳቤዎችን ለመላክ እና ኢንቮይሶች እንዴት እንደሚከፈል ክትትል ማድረግ ይችላሉ. በ Access ውስጥ ያለው የደንበኛው ውሂብ ማዘመን እና ማከማቸ ከአንድ የቀመርሉህ ወይም የ Word ሰነድ ይበልጥ አስተማማኝ ነው, እና ያንን መረጃ ማስተዳደር የሚፈጥሩ ናቸው.
የፋይናንስ ውሂብ መከታተል
ብዙ የንግድ ተቋማት ገንዘብን ለመከታተል በተለይ ሶፍትዌሮችን ለማይፈልጉ አነስተኛ የንግድ ስራዎች ተጨማሪ ስራ ይፈጥራል. ደረሰኞችን መፍጠር እና መከታተል ከመቻሉም በተጨማሪ ሁሉም የንግድ ስራ ወጪዎች እና ግብይቶች በአንድ ፕሮግራም ሊመዘገቡ ይችላሉ. ሙሉውን የ Microsoft Office Suite ያላቸው, Outlook እና Access ን ጨምሮ ለሆኑ ኩባንያዎች, በገቢ መክፈያ ውስጥ ያሉ የክፍያ ማስታወሻዎች ከውሂብ ጎታ ሊገናኙ ይችላሉ. ማሳያው ብቅ ይላል, ተጠቃሚዎች አስፈላጊ ክፍያዎች ማድረግ ይችላሉ, በ Access ውስጥ ያለውን ውሂብ ያስገቡና ከዚያም አስታዋሾችን ይዝጉት.
ንግዱ እያደገ ሲመጣ የበለጠ የተራቀቁ ሶፍትዌሮችን መግዛት ሊያስፈልግ ይችላል, እና የእነርሱ ፋይናንስ በሁሉም መዳረሻ ውስጥ ከተከማቹ እነዚያ የንግድ ጥቅሞች ይኖራቸዋል. ሌሎች ብዙ ፕሮግራሞች ጊዜው ሲደርስ መረጃን ለማሻገር ቀላል ስለሚያደርጉ ወደ መዳረሻ የተላኩ ውሂቦችን ለማስተናገድ ይችላሉ.
ማርኬቲንግ እና ሽያጭ ማቀናበር
መዳረሻን ከሚጠቀሙባቸው በጣም አነስተኛ ነገር ግን ኃይለኛ መንገዶች አንዱ የግብይት እና የሽያጭ መረጃን መከታተል ነው. ቀድሞውኑ በመረጃ ቋት ውስጥ ከተከማቸ የደንበኛ መረጃ ጋር በኢሜል, በራሪ ወረቀቶች, ኩፖኖች እና መደበኛ ልኡክ ጽሁፎች ለሽያጭ ወይም ልዩ ቅናሾች ለመላክ ቀላል ነው. ትናንሽ ንግዶች የገበያውን ዘመቻ ተከትለው ከተመለሱላቸው ደንበኞቻቸው ምን ያህል እንደተመለሱ ይከታተላሉ.
ለአዳዲስ ደንበኞች, አጠቃላይ ዘመቻዎች ከአንድ ቦታ ሊፈጠሩ እና ሊጠበቁ ይችላሉ. ይህ ሠራተኞቹ ቀድሞውኑ ምን እንደተጠናቀቀ እና ምን ማድረግ እንዳለባቸው ወይም ምን መደረግ እንዳለባቸው እንዲመለከቱ ያደርጋል.
መከታተያ እና ማደሻ
ከደንበኛ ክትትል ጋር ተመሳሳይ, የተከማቸዉን መረጃዎች, ግብዓቶች, እና ክምችት ለማንኛውም ስራ ወሳኝ ናቸው. መድረሻ ወደ መጋዘኖች በመላክ ላይ እና አንድ የተወሰነ ምርት የበለጠ ለማዘዝ ጊዜው እንደሆነ ለማወቅ ቀላል ያደርገዋል. ይህ በተለይ እንደ አውሮፕላን ክፍሎችን ወይም ታዋቂ የመድሃኒት ምርቶችን የመሳሰሉ ምርቶችን ለማጠናቀቅ ለተለያዩ አምራቾች አስፈላጊ የሆኑ አምራቾች በጣም ወሳኝ ነው.
አገልግሎት የሚሰጡ ኢንዱስትሪዎችም ምርምር ማካሄድ አለባቸው, እና መረጃው በአንድ ቦታ ውስጥ መኖሩ የትኛው ኮምፒውተር ለተመደበው እንደሆነ እና የቢሮ መገልገያ መሳሪያዎች ማሻሻል እንዳለባቸው ለመወሰን ይረዳሉ. ተሽከርካሪዎችን, የሞባይል መሳሪያዎችን, የመለያ ቁጥሮች, የምዝገባ መረጃን, የተጠቃሚ መዝገቦችን, ወይም የሃርድዌር ህይወት ይዘን ይፈትኑ. ትናንሽ ንግዶች የሃርድዌርን መረጃ በቀላሉ መከታተል ይችላሉ.
ከሃርድ ዌር ባሻገር የንግድ ድርጅቶች ሶፍትዌሮችን መከታተል መቻል አለባቸው. ሶፍትዌሩን ከተመዘገቡበት እና ከሶፍትዌሩ ለመረጃ ስሪት እና ተጠቃሚው እንዲጠቀሙ ከተፈቀዱ ኮምፒተሮች ብዛት, የንግድ ድርጅቶች መረጃ አሁን ባሉበት መዋቅር ላይ በፍጥነት እና በትክክል እንዲያሳዩ በጣም አስፈላጊ ነው. የቅርብ ጊዜው የዊንዶውስ ኤክስፒን ድጋፍ የመጨረሻው መጨረሻ የትኛው ሶፍትዌር እና ስርዓተ ክወና በንግድ ኮምፒዩተሮች እና መሳሪያዎች ላይ መኖራቸውን ማወቅ በጣም ወሳኝ ማሳሰቢያ ነው.
ሪፖርቶችን እና ትንታኔዎችን ማሄድ
ምናልባትም እጅግ በጣም ከፍተኛ የሆነው የ Access ገጽታ ከሁሉም ውሂብ ውስጥ ሪፖርቶችን እና ሰንጠረዦችን የመፍጠር ችሎታ ሊሆን ይችላል. በተለያዩ የውሂብ ጎታዎች ውስጥ የተከማቸውን ነገር ማቀናበር መቻሉ ማይክሮሶፍት ዊንዶውስ ለት ተጠቃሚው የአሁኑን ዋጋዎች ከአሁኑ ዋጋዎች ጋር የሚያወዳድር ሪፖርትን በፍጥነት ሊያመነጭ ይችላል, ለወደፊቱ የግብይት ዘመቻ ምን ያህል ክርክር እንደሆነ የሚያሳይ ሰንጠረዥ ይፍጠሩ, ወይም ደንበኞች በመክፈቶች በስተጀርባ ምን ዓይነት ምንጮችን እንደሚለዩ ትንታኔዎችን ያካሂዳል. ትናንሽ ንግዶች ስለ ማወቂያዎች ትንሽ ተጨማሪ እውቀት ስላላቸው መረጃን እንዴት እንደሚመለከቱ መቆጣጠር ይችላሉ.
ከሁሉም በላይ, Microsoft Access ከሌሎች የ Microsoft ምርቶች ጋር ሊጣመር ይችላል. ትናንሽ ንግዶች ሪፖርትን መገምገም, የደንበኛን መረጃ መፈለግ, እና በፋይሎች ውስጥ የክፍያ መጠየቂያዎችን ማመንጨት ይችላሉ. ተጠቃሚው በአንድ ጊዜ በኢሜይል ውስጥ ኢሜይል ሲፈጥር የሜል ማዋሃድ መደበኛ የፖስት ፊደላትን መፍጠር ይችላል. መረጃ ለዝርዝር ጥልቀት ለመመልከት ወደ Excel ሊላክ ይችላል, እና ከዛ ለዝግጅት አቀራረብ ወደ PowerPoint ይላካል. ከሌሎቹ የ Microsoft ምርቶች ጋር መተባበር ሁሉም የንግድ ስራ መረጃዎችን ለማቀናበር መዳረሻን ለመጠቀም ጥሩ ምክንያት ነው.