መመሪያዎች ለ Excel 2003 - 2016 መመሪያዎች
የተደራጁ አምዶች እና ቁሶች, የመለየት ችሎታ እና የውሂብ ማስገቢያ ባህሪያት መኖራቸውን ኤም.ኤስ እንደ እውቂያ ዝርዝሮች መረጃ ለመግባት እና ለማከማቸት በጣም ጥሩ መተግበሪያ ነው. ዝርዝር ዝርዝር ከፈጠሩ በኋላ ከሌሎች የ Microsoft Office መተግበሪያዎችን ለተለያዩ ተግባራት መጠቀም ይችላሉ. በሜልት ፖስቴል ውስጥ ከደብዳቤ ማዋሃድ ባህሪ ጋር, ከጥቂት ደቂቃዎች በኋላ የመልዕክት መለያዎችን ከ Excel ውስጥ ማተም ይችላሉ. እርስዎ የሚጠቀሟቸው የሶፍትዌር ስሪት ላይ በመመስረት ከ Excel የሚመጡ መሰየሚያዎችን እንዴት እንደሚታተሙ ይወቁ.
Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 ወይም Excel 2007
የመልመጃ ሣጥንን ማዘጋጀት
የ Excel እና የደብዳቤ ልውውጦችን ከ Excel ለመምረጥ, የተመን ሉህዎ በትክክል መዘጋጀት አለበት. በዚህ ዓምድ ውስጥ ባለው ውስጣዊ መረጃ ውስጥ በተጠቀሰው አምድ ውስጥ የመጀመሪያውን ክፍል ተካቶ ይጻፉ. በስያሜዎች ላይ እንዲካተት ለሚፈልጉት ለእያንዳንዱ አባል አንድ አምድ ያድርጉ. ለምሳሌ, የመልዕክት መለያዎችን ከ Excel ለመፈጠር ከፈለጉ, የሚከተሉት የአምድ ርዕስ ሊኖርዎት ይችላል:
- ርዕስ (Mr./Ms./Dr.)
- የመጀመሪያ ስም
- የአያት ሥም
- የአድራሻ ጎዳና
- ከተማ
- ግዛት
- አካባቢያዊ መለያ ቁጥር
ዳታውን ያስገቡ
መለያዎች ከ Excel ከተከፈቱ የሚፈልጉትን ስሞች, እና አድራሻዎች ወይም ሌላ ውሂብ ይተይቡ. እያንዳንዱ ንጥል በትክክለኛ ዓምድ ውስጥ መኖሩን ያረጋግጡ. በዝርዝሩ ውስጥ ባዶ አምዶችን ወይም ረድፎችን ከመውሰድ ይታቀቡ. ስትጨርስ የቀመርውን ወረቀት አስቀምጥ.
የፋይል ቅርጸት አረጋግጥ
ለመጀመሪያ ጊዜ ከ Excel የቀለም መደርደሪያ ጋር ከተገናኙ በሁለቱ ፕሮግራሞች መካከል ፋይሎችን ለመቀየር የሚያስችልዎትን ቅንብር ማንቃት አለብዎት.
- በቃ ውስጥ የፋይል ትር ላይ ጠቅ ያድርጉ እና ከግራ የግርጌ ታችኛው ክፍል ስር አማራጮችን ይምረጡ.
- በ Word Options መስኮት በኩል ባለው የፒድጂን መስኮት ላይ የላቀውን ደረጃ ጠቅ ያድርጉ ከዚያም ወደ አጠቃላይ ክፍል ይሸብልሉ.
- ኦፊሴል የፋይል ቅርጸት ኦውኦሽ ክፍት መሆኑን ያረጋግጡ እና እሺ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ.
መሰየሚያዎችን በ Word ውስጥ ያዘጋጁ
- ባዶ ቃል ጽሁፍ ይክፈቱ.
- ወደ Mailings ትር ይሂዱ, ጀምር ደብዳቤ ማዋሃድን ይምረጡ እና ስያሜዎችን ጠቅ ያድርጉ.
- በመለያ ስያሜዎች ሳጥን ውስጥ ያለውን የምርት ስም ይምረጡና በመለያ ስም ጥቅል ላይ የተዘረዘረውን የምርት ቁጥር ይምረጡ. ብጁ የመለያ አይነቶችን ለማስገባት የሚፈልጉ ከሆነ አዲስ መለያን መምረጥ ይችላሉ.
- ለመቀጠል ዝግጁ በምትሆንበት ጊዜ እሺን ጠቅ አድርግ.
የመልመጃ ዝርዝሩን ወደ መሰየሚያዎች ያገናኙ
አድራሻዎችን ከ Excel ለመጻፍ ከማዋሃድዎ በፊት, የ Word ሰነድ ከእርስዎ ዝርዝር ጋር ወደተሰራው የቀለም ክፍል ማያያዝ አለብዎት.
- በመልዕክቶች ትብ ላይ, ተቀባዮችን መለየት በፕሬም ማዋሃድ ቡድን ውስጥ ጠቅ ያድርጉ እና ነባር ዝርዝርን ይጠቀሙ .
- በሚከፍተው የዳታ ምንጭ መስኮት ውስጥ ዝርዝሩን የያዘውን ወደ Excel የቀመር ሉህ አስስ እና ክፈት የሚለውን ጠቅ ያድርጉ.
- ዝርዝሩን ለመጠቀም መፈለግዎን ለማረጋገጥ እሺን ጠቅ ያድርጉና ዝርዝርዎን የያዘውን ሠንጠረዥ ለመምረጥ እሺ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ. ገጹ አሁን « ቀጣይ መዝገብ» በሚሉ መሰየሚያዎች ይሞላል.
የኢሜይል ማዋሃድ መስኮች ያክሉ
ይህ ወደ እርስዎ የ Excel ስራ ሉህ ያከሏቸው ርዕሶች ራስጌዎች ውስጥ ይወጣሉ.
- በገፁ ላይ የመጀመሪያውን መለያ ጠቅ ያድርጉ ከዚያም ከመልዕክቶች ትር ውስጥ የጻፍ እና ማስገባት መስኮቶችን ይጫኑ.
- በሚታየው የአድራሻ ማስወጫ ሳጥን ውስጥ የሚገኘውን የሆርስ መስኮቶች አዝራርን ጠቅ ያድርጉ.
- ርዕሶችዎ ከሚፈልጉት መስኮች ጋር እንደሚመሳሰሉ እርግጠኛ ይሁኑ. ከነዚህ ጥሰቶች ውስጥ ትክክል ካልሆኑ ከተመረጠው መስክ ጋር ለማዛመድ ከዝርዝሩ ቁልቁል ቀስት ተጠቀም.
- እሺ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ. የመልስ ሳጥኑን ለመዝጋት አሁንም እሺን ጠቅ ያድርጉና ከ Mailings ውስጥ በሚገኘው Write & Insert Fields ክፍል ውስጥ የማዘመኛ ስያሜዎችን ጠቅ ያድርጉ.
ማዋሃድ ያከናውኑ
አንዴ የ Excel ተመን ሉህ እና የ Word ሰነድ ከተዋቀረ መረጃውን ማዋሃድ እና የእርስዎን መለያዎች ማተም ይችላሉ.
- በ Mailings ትር ውስጥ Finish ውስጥ ጨርስ እና ሞልተው ጠቅ ያድርጉ.
- የእርስዎ የታተሙ መለያዎች እንዴት እንደሚታዩ አስቀድመው ለማየት Individual Documents አርትዕን ጠቅ ያድርጉ . ሁሉንም ምረጥ እና እሺን ጠቅ አድርግ.
አዲስ ሰነድ ከ Excel ስራ ሉህ በደብዳቤ መሰየሚያዎች ይጀምራል. እንደ ሌሎች ማንኛውም የ Word ሰነድ ስያሜዎችን ማርትዕ, ማተም እና ማስቀመጥ ይችላሉ.
Excel 2003
Microsoft Office 2003 ን እየተጠቀሙ ከሆነ የአድራሻን መለያዎች ከኤክስፕሎል ለማውጣት የሚወስዱት ቅደም ተከተል ትንሽ ነው.
የመልመጃ ሣጥንን ማዘጋጀት
የ Excel እና የደብዳቤ ልውውጦችን ከ Excel ለመምረጥ, የተመን ሉህዎ በትክክል መዘጋጀት አለበት. በዚህ ዓምድ ውስጥ ባለው ውስጣዊ መረጃ ውስጥ በተጠቀሰው አምድ ውስጥ የመጀመሪያውን ክፍል ተካቶ ይጻፉ. በስያሜዎች ላይ እንዲካተት ለሚፈልጉት ለእያንዳንዱ አባል አንድ አምድ ያድርጉ. ለምሳሌ, የመልዕክት መለያዎችን ከ Excel ለመፈጠር ከፈለጉ, የሚከተሉት የአምድ ርዕስ ሊኖርዎት ይችላል:
- ርዕስ (Mr./Ms./Dr.)
- የመጀመሪያ ስም
- የአያት ሥም
- የአድራሻ ጎዳና
- ከተማ
- ግዛት
- አካባቢያዊ መለያ ቁጥር
ዳታውን ያስገቡ
- መለያዎች ከ Excel ከተከፈቱ የሚፈልጉትን ስሞች, እና አድራሻዎች ወይም ሌላ ውሂብ ይተይቡ.
- እያንዳንዱ ንጥል በትክክለኛ ዓምድ ውስጥ መኖሩን ያረጋግጡ. በዝርዝሩ ውስጥ ባዶ አምዶችን ወይም ረድፎችን ከመውሰድ ይታቀቡ.
- ስትጨርስ የቀመርውን ወረቀት አስቀምጥ.
ማዋሃድ ጀምር
- አዲስ የ Word ሰነድ ክፈት.
- ወደ የመሳሪያዎች ምናሌ ይሂዱ, ደብዳቤዎችን እና ደብዳቤዎችን ይጠቁሙ እና የደብዳቤ ማዋሃድን ንጥል ለመክፈት የደብዳቤ ውህደት ይምረጡ.
- መለያዎችን ይምረጡና ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ : ሰነድን መጀመር .
- የመምረጫ አማራጮችን ለመክፈት የአታሊክ አማራጭን ጠቅ ያድርጉ.
መለያዎችዎን ይምረጡ
- በመለያ ስያሜዎች ሳጥን ውስጥ ያለውን የምርት ስም ይምረጡና በመለያ ስም ጥቅል ላይ የተዘረዘረውን የምርት ቁጥር ይምረጡ. ብጁ የመለያ አይነቶችን ለማስገባት የሚፈልጉ ከሆነ አዲስ መለያን መምረጥ ይችላሉ.
- ለመቀጠል ዝግጁ በምትሆንበት ጊዜ እሺን ጠቅ አድርግ.
ምንጩን ይምረጡ
- ከመረጡ (Select Recipients) ስር ያለውን ዝርዝር በመምረጥ ( Browse Recipients ) ከሚለው ስር በመምረጥ ጠቅ አድርገን (Browse) .
- በሚከፍተው የዳታ ምንጭ መስኮት ውስጥ ዝርዝሩን የያዘውን ወደ Excel የቀመር ሉህ አስስ እና ክፈት የሚለውን ጠቅ ያድርጉ. የመልዕክት ማዋሃድ ተቀባዮች መስኮት ይከፈታል.
- ውሂብዎ በትክክል መኖሩን ያረጋግጡ እና እሺ ላይ ጠቅ ያድርጉ.
ስያሜዎችን ያዘጋጁ
- ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ : መለያዎችዎን ያዘጋጁ .
- የአድራሻ አግድ ምረጥ.
- በሚታየው የአድራሻ ማስወጫ ሳጥን ውስጥ የሚገኘውን የሆርስ መስኮቶች አዝራርን ጠቅ ያድርጉ.
- ርዕሶችዎ ከሚፈልጉት መስኮች ጋር እንደሚመሳሰሉ እርግጠኛ ይሁኑ. ከነዚህ ጥሰቶች ውስጥ ትክክል ካልሆኑ ከተመረጠው መስክ ጋር ለማዛመድ ከዝርዝሩ ቁልቁል ቀስት ተጠቀም. እሺ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ.
- በመልዕክት ማዛመጫ ሳጥን ውስጥ በአዲስ ስርዓተ-ጥለት ውስጥ ያሉ ሁሉም መሰየሚያዎች የሚለውን ጠቅ ያድርጉ.
ቅድመእይታ እና ማጠናቀቅ
- በትክክል መመጣታቸውን ለማረጋገጥ ቀስቶችዎን ቅድመ-እይታዎችዎን በክትትል ይጠቀሙ.
- ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ : ማዋሃድን ይሙሉ .
- ማንኛውንም ለውጦችን ማድረግ ከፈለጉ, የግለሰብ መሰየሚያዎችን አርትእን ጠቅ ያድርጉ.
- በማዋሃድዎ ሲደሰቱ, የአድራሻዎን መለያዎች ከ Excel ውስጥ ለማተም አትምን ጠቅ ያድርጉ.