የወረቀት ሰነዶችን አሃዛዊ ዲጂታል ላይ ዲጂታል ማድረግ በእጅዎ በጣም ከፍተኛ እገዛ ሊሆን የሚችልባቸው በርካታ ምክንያቶች አሉ. በመጀመሪያ ከመሳሪያዎች እና ፋይሎች ውስጥ የተጣበቁትን እጅግ ብዙ የወረቀት ወረቀቶች ሊያስወግዱ ይችላሉ, ወይም ጠቃሚ የጠረጴዛ ቦታን መሰብሰብ ይችላሉ.
ዲጂታል ፋይሎች (ፒዲኤፎችም ቢሆን) በአመዛኙ ከ አታሚ ጋር የሚመሩ የኦፕቲማል ቁምፊዎችን (OCR) ሶፍትዌሮችን በመጠቀም ወደ ፍለጋ ሊደረጉ ይችላሉ. (ኤችዲኤፒ እንዴት OCR እንዴት እንደሚሰራ እና እንዴት የ < ህይወትህን ቀላል ማድረግ).
ይህም ማለት መረጃዎ ምንም አይነት ክፍል አይወስድም ብቻ ሳይሆን, በወረቀት ላይ ከሚገኘው ይልቅ ማግኘት ቀላል ነው ማለት ነው. እና በዲቪዲዎ, በዲቪዲ, በዲቪዲ ላይ, በኦንላይን የማከማቻ ተቋማት, ወይም ከላይ የተጠቀሱትን ሁሉ የዲጂታል ፋይሎችዎን ይመርጣሉ. ስለዚህ አንድ ነገር ሲፈልጉ, እጆችዎን በእሱ ላይ ማምጣት እንደሚችሉ እርግጠኛ መሆን ይችላሉ.
የቤትዎ ፋይሎችን ዲጂታል ማድረጉ ሲጀምሩ, ኑሮዎን ቀላል የሚያደርገውን የተደራጀ ፋይል ስብስብ ለመፍጠር ፍጹም ጊዜ ነው. የሚያስፈልግዎትን የወረቀት ስራዎችን ያስቡ, እና ለእያንዳንዱ አቃፊ ያዘጋጁ. በአንድ አቃፊ ውስጥ የክሬዲት ካርድ ደረሰኞች; የመኪና ኢንሹራንስ ወረቀት በሌሎች ውስጥ; የስልክ ክፍያዎች, የሸቀጣሸቀጥ ደረሰኞች, የቤት ጥገና ወጪዎች እና ወዘተ የመሳሰሉት ሁሉ የተለያዩ ማጣሪያዎች ሊሰጡ ይችላሉ. በእያንዳንዱ አቃፊ ውስጥ ለእያንዳንዱ ዓመት (ወይም ወር) ንዑስ አቃፊዎች ይፍጠሩ. በተደራጀ አሰራር ውስጥ ለመጀመር በጣም ቀላል ነው, ከዚያም አዲስ ደረሰኝ በተፈለሰ ቁጥር አሰራሩን እንደገና ለማቀናበር ከመሞከር ይልቅ አዲስ ወረቀትዎን ወደ ትክክለኛው ፋይል ያክሉት.
የእርስዎ ስካነር ወይም አታሚ ከ OCR ሶፍትዌር ጋር እንደሚመጣ ያረጋግጡ (ABBYY FineReader ሶፍትዌሮች በጥቅል ውስጥ ያሉት አብዛኛዎቹ አታሚዎች እና ስካነሮች). ምንም ነገር ካላገኙ አትደናገጡ. ቀደም ሲል ዊንዶውስ እስካልተጠቀመ ድረስ, በኮምፒዩተርዎ ላይ የተገበሩ አንዳንድ ተገቢ የ OCR ሶፍትዌሮች አስቀድመው መጫንዎ ጥሩ እድል አለ. ዘመናዊ OCR ሶፍትዌሮች ከዚህ በፊት ሶፍትዌራችንን በማስተካከል እና እዛው ማስተካከል የሚችሉ ከሆኑ ሰነዶች ጋር በማስተዋወቅ ሂደት ውስጥ ይመራዎታል.
እርግጥ ይህ ሌላ አስፈላጊ ነጥብ ያስነሳል-ይህንን ስራ ለመስራት ከፈለጉ ቢያንስ አንድ የሰነድ ስካነር ሊኖርዎት ይገባል. ዋጋው ውድ አይሆንም. ከሌለዎ, አሁን አንድ ለመፈለግ ጥሩ ጊዜ ነው; ለእነዚህ ምርጥ ምርቶች በሚመጡት የፎቶ ስካነሮች እና የሰነድ ስካነሮች ግምገማዎች ይጀምሩ. የተለየ ስካን ማግኘት ካልፈለግዎት, ሁሉም-በአንድ-አንድ አታሚ ስራውን በጥሩ ሁኔታ ያከናውናል.
ስለዚህ ይህ አስቸጋሪው ክፍል ይኸውና. ስርዓቱን ማዋቀር አስቸጋሪ አይደለም. እንዲያውም የወረቀት ስራዎን እንኳን መቅዳት በጣም አስቸጋሪ አይሆንም. አዳዲስ ደረሰኞችን ወይም የወረቀት ስራዎችን በሚያገኙበት በእያንዳንዱ ጊዜ አውቶማቲክ ማድረግዎን ማረጋገጥ በጣም አስፈላጊ ነው. አለበለዚያ ወረቀቶቹ እንደገና እንደገና ለመቆየት ይጀምራሉ እናም ጊዜዎ እየጠፋዎት እንደሆነ ይሰማዎታል. ስለዚህ በጣቱ ይዝ!