ማወቅ ያለብዎት Netiquette
ማንኛውም ሰው በየወሩ ቢያንስ አንዳንድ የንግድ ግንኙነቶችን ኢሜል ሲጠቀም አንዳንዶቻችን ሙያዊ ስራችንን ለመስራት ኢሜይል እንደ ዕለታዊ መሣሪያ ይጠቀማሉ. ከደንበኛዎች, ከቡድን ባልደረቦች, ከላቁ, እና ከተቻለ አዳዲስ አሠሪዎች ወይም ሊገኙ የሚችሉ አሠሪዎች ጋር ለመገናኘት ኢሜል እንጠቀማለን. እና አዎ, እነዚህ ሰዎች ግልጽ እና ሙያዊ የጽሑፍ መልዕክት የማዘጋጀት ችሎታችን በእኛ ላይ ይፈርድብናል.
ኢ-ሜይል መዝገቡ ወይም 'netiquette' ለ 27 ቱ የዓለም ዋይድ (Web Wide Web) ክፍል ሆኖ ቆይቷል. Netiquette በኢሜልዎ ውስጥ አክብሮትን እና እውቀትን እንዴት ለማሳየት ሰፊ ተቀባይነት ያላቸው መመሪያዎች ስብስብ ነው. በሚያሳዝን ሁኔታ, ለንግድ ስራ ኢሜል ጣልቃገብነት ኢሜል ለመማር ጨርሰው የማያውቁ ሰዎች አሉ. ከዛም የከፋ የባዶች ኢ-ሜይል መረብን ከማይለው እና መደበኛ ያልሆነ የጽሑፍ መልእክት ጋር የሚያደናቅፉ ሰዎች አሉ.
በደካማ የተሰራ ኢሜል ከደንበኛዎ ጋር ወይም ከሱ በላይ ወይም ለወደፊቱ አሠሪዎ ታማኝነትዎን እንዲገድሉ አይፍቀዱ. እዚህ ላይ በደንብ የሚያገለግልዎት የኢ-ሜይል መዝገቦች ደንቦች እና በሥራ ቦታዎ ላይ የሚያደናቅፉ ነገሮች ናቸው.
01 ቀን 10
ከመላክዎ በፊት የኢሜይል አድራሻዎን ከማስገባትዎ በፊት ያስገቡት.
ይህ በጣም ተቃዋሚ ይመስላል, ነገር ግን ይህ እጅግ በጣም ጥሩ ነው. የኢሜይል አድራሻዎ (ኤች) ወደ የኢሜል ራስጌ ከማከልዎ በፊት የፅሁፍዎ እና የፅሁፍ ማረምዎ እስኪያልቅ ድረስ ይጠብቃሉ. ይህ ዘዴ ይዘትዎን ከማንበብዎ እና ከማንበብዎ በፊት ከማያውቀው መልዕክቱ በአጋጣሚ ሊደርስብዎት ይችላል.
ይሄ በተለይ ለስራ ፈላጊነት, እንደ ሥራ ማመልከቻ ማስገባት, ለደንበኛ ጥያቄ ምላሽ መስጠት, ወይም ለቡድንዎ መጥፎ ዜና ለመላክ ለትላልቅ መልዕክቶች በጣም ወሳኝ ነው. በነዚህ ሁኔታዎች, የኢሜይል አድራሻዎትን ማዘግየት አስተማማኝ ሃሳብዎን ለመሰብሰብ እና ቃላቶቻችሁን በአእምሮዎ ውስጥ ለመለማመድ ለጥቂት ጊዜ ከእርስዎ ኢሜይል ለመራቅ ሲፈልጉ ደህንነትን ይጨምርልዎታል.
ለኢሜይል ምላሽ የሚሰጡ ከሆነ እና የስሜት ህዋሳትን ይዘት ከግምት በማስገባት, ለመላክ ዝግጁ እስከሚሆን ድረስ የተቀባዩን የኢሜል አድራሻ ይሰርዙ እና ከዚያም አድራሻውን መልሰው ያክሉት. በተቀባዩ የተቀባዩን የኢ-ሜይል አድራሻን ወደ ኖብፋድ ፋይል ወይም OneNote ገጽ ይለጥፉ, ኢሜል ይጻፉና ከዚያም የኢሜል አድራሻውን ይለጥፉት.
እዚህ ላይ እናምናለን: አንድ ጊዜ ባዶ የአድራሻ መላኪያ መስመር አንድ ጥገኝነት ይይዛል!
02/10
ትክክሇኛውን ሰው ኢሜይል እንዯሚያዯርጉት ሦስት ሙከራዎችን ያረጋግጡ.
በአንድ ትልቅ ኩባንያ ውስጥ ወይም በመንግስት ክፍል ውስጥ ሲሠሩ በጣም አስፈላጊ ነው. ሚስጥራዊ ኢሜይል ወደ «ማይክ» ወይም «ሄዘር» ወይም «መሐመድ» ሲላኩ የኢሜይል ሶፍትዌርዎ ለእርስዎ ያለዎትን ሙሉ አድራሻ መተንበይ ይፈልጋሉ. እንደዚህ ያሉ ታዋቂ ስሞች በኩባንያዎ የአድራሻ መፅሐፍ ውስጥ ብዙ ውጤቶች ይኖራቸዋል, እና በአጋጣሚ ወደ ኋላ ለክፍልዎ ፕሬዚዳንትዎ, ወይም በሒሳብ መዝገብ ውስጥ ለተቀመጠው ሰዎች ሚስጥራዊ መልስ ይሰጥዎታል.
ከላይ ለባለ # 1 netiquette ደንብ ምስጋና ይግባውና ወደ መጨረሻው መድረሻውን ትተዋወቃለች, ስለዚህ የተቀባዩን የኢሜል አድራሻ ሦስት ጊዜ ከመላክዎ በፊት የመጨረሻው እርምጃ መሆን አለበት!
03/10
በተለይ በትላልቅ ኩባንያዎች ውስጥ 'ለሁሉም መልስ መስጠት' ይኑርዎት.
ለበርካታ ሰዎች የተሰራ ስርጭት ሲደርስዎ ለላኪው ብቻ መልስ መስጠት ብልህነት ነው. ይህ ከትላልቅ የስርጭት ዝርዝሮች ጋር የተሸፈነ ኩባንያ ከሆነ ብቻ ነው.
ለምሳሌ: በአጠቃላይ ስራ አስኪያጁ በደቡብ ሉክስ አካባቢ ያለውን የመኪና ማቆሚያ ሙሉውን አሠራር በኢሜል ይልካል, እና ሰዎች ሠራተኞቹን ቁጥርና የተመደቡበት መደብሮች እንዲያከብሩ ትጠይቃለች. «ለሁሉም መልስ ስጥ» የሚለውን ጠቅ ካደረጉ እና ሌሎች ሰራተኞች በግራ መኪናዎ ላይ ሲጭዙ እና ቅብ ቀባውን መቧጨርዎን ቅሬታዎን ማቅረብ ከጀመሩ የኩባንያውን ኩባንያ በመመስረት የሙያ እድገትን ሊጎዱ ይችላሉ.
ማንም ለእነርሱ የማይተገብሩ መልዕክቶችን ለመቀበል ይፈልጋል . በበለጠም, ለግል ቡድኖችዎ ማጉረምረም ወይም ቅሬታ ስለ እርስዎ የግል ቅሬታዎች በድምፅ ማሰራጫ መልክ አይሰጥም.
ይህን የተሳሳተ እርምጃ ያስወግዱ እና ለግልዎ ነባሪ ምላሽ እንደ ነባሪ እርምጃዎ ይጠቀማሉ. በእርግጥ ከዚህ በታች ያለውን ደንብ ቁጥር 9 ይመልከቱ.
04/10
ከቃላት ገለፃ ይልቅ የባለሙያ ሰላምታዎችን ይጠቀሙ.
ሙያዊ ኢሜይል ለመጀመር ከሁሉም የሚከተለው ስሪት የሚከተለው ነው:
1. መልካም ከሰዓት, ቻንዳ.
2. ሄሎ, የፕሮጀክት ቡድን እና በጎፈቃደኞች.
3. ሠላም, ጄኒፈር.
4. መልካም ምሽት ፓትሪክ.
በማንኛውም ሁኔታ ውስጥ, ሙያዊ ኢሜይል ለመጀመር የሚከተሉትን ነገሮች ይጠቀሙ:
1. ሄይ,
2. ሱ, ቡድን!
3. ሠላም, ጄን.
4. ሞኖኒ, ፓት.
እንደ «ሄይ», «ዮ» እና «ሱ» ያሉ ግልጽ የሆኑ አጻጻፍ መግለጫዎች ለእርስዎ አመቺና ሞቅ ያለ ሊመስሉልዎ ይችላሉ, ነገር ግን በንግድ እንቅስቃሴዎ ውስጥ ተዓማኒነትዎን ያበላሻሉ. እነዚህን አባባሎች እርስዎን ከሌሎች ጋር በሚኖራችሁ ግንኙነት ውስጥ ከተጠቀሙበት በኋላ እነዚህን ቃላት በንግድ ኢሜይል ውስጥ መጠቀም ጥሩ ሀሳብ ነው.
በተጨማሪም, እንደ 'ሜንዲን' የፊደል አጻጻፍ አቋራጮች ለመውሰድ መጥፎ ቅርጽ ነው. አንድ ሰው የሌላውን ሰው ስም (ጄኒፈር -> ጀን) ለማቋረጥ በጣም መጥፎ ስም ነው ምክንያቱም እሱ ግለሰብ አንተ በቀጥታ እንዲያቀርብልህ ካልጠየቀህ.
ከማንኛውም የማሰብ ችሎታ ያላቸው የንግድ ግንኙነቶች ሁሉ ልክ በጣም መደበኛ ከመሆኑ በተጨማሪም በሀላፊነት እና በአክብሮት እንደሚያምኑ ለማሳየት ብልህነት ነው.
05/10
የሙያዊ ዝናዎ በሱ ላይ የተመሰረተው እንደሆነ ሁሉ, እያንዳንዱን መልዕክት ያርሙ.
እንደዚሁም, በሰዋስዋ ዝቅተኛ ሰዋሰው, መጥፎ አጻጻፍ, እና ያልተመረጡ ቃላትን በመጠቀም በቀላሉ ስምዎትን ያስወግዳል.
በአለመታቱ ' እርስዎ ሒሳብዎን አልማ ' መፈተሽ ሲፈልጉ ' ድንፋታችሁን መመርመር ያስፈልግዎታል ' አልያም በአስቸኳይ ሙያዊ ብቃቱ እንዴት እንደሚቀንስ አስቡት. ወይም ደግሞ ' እኔ ለቃለ መጠይቅ ማድረግ ' ማለትዎትን ' ነገ ስለ አንድ ልምዳለሁ ' ብላችሁ ካላችሁ.
እርስዎ የላኩትን እያንዳንዱን ኢ-ሜይል ይመልከቱ. እንደ ሙያዊ ስምዎ በእሱ ላይ የተመሰረተ ነው.
06/10
ግልጽና ግልጽ የሆነ የርዕሰ-ነገር አስገራቶችን (እና ማንበብ እንዲችሉ ሊያግዝዎት ይችላል).
የርዕሰ-ጉዳይ መስመር ሁለቱንም የመልዕክት ርዕስ ነው, እና በኋላ ላይ በቀላሉ ሊገኝ የሚችል እንዲሆን ኢሜይልዎን ማጠቃለል እና መለያ መስጠት. ይዘቱን እና ማንኛውንም የተፈለገውን እርምጃ በግልጽ ማጠቃለል አለበት.
ለምሳሌ, ርዕሰ ጉዳይ: 'ቡና' በጣም ግልጽ አይደለም.
በምትኩ «የጋራ ሠራተኞች የቡና ምርጫዎች ምርጫ ያድርጉ: የእርስዎ ምላሽ ያስፈልጋል»
እንደ ሁለተኛ ምሳሌ, ' ጥያቄዎ ' የሚለው ርዕሰ-ጉዳይ በጣም ግራ የተጋባ ነው.
ይልቁንስ, ' የመኪና ማቆሚያ ጥያቄዎ የበለጠ ዝርዝሮች ያስፈልጋሉ' እንደሚከተለው የበለጠ ግልጽ የሆነ ርእስ ይሞክሩ.
07/10
ሁለቱን ጥንታዊ የሆኑ ቅርፀ ቁምፊዎችን ብቻ ይጠቀሙ: Arial እና Times Roman የተለመዱ, ጥቁር ቀለም ያለው.
በኢሜልዎ ቀለል ያሉ የቅርፀ ቁምፊ ቀለሞች እና ቀለሞች እንዲለብሱ ሊፈተኑ ይችል ይሆናል ነገር ግን ጥቁር 12-pt ወይም 10-pt Arial ወይም Times ኒው ሮማን በመጠቀም የተሻለ ነው. እንደ ታሆማ ወይም ካሊብሪ ያሉ ተመሳሳይ አዝማሚያዎች እንዲሁ ደህና ናቸው. እንዲሁም ለአንድ የተወሰነ ሐረግ ወይም ነጥበ ጉዳይ ትኩረት እየሰጡት ከሆነ, ቀይ ቀለም ወይም ደፋቅ ቅርጸት በንቃት ሊረዳ ይችላል.
ችግሩ የእርስዎ ኢሜልዎች የማይጣጣሙ እና ትኩረት ባለመስጠት ወይም እርስዎን ተቆጣጣሪዎች ወይም አስተላላፊነት አስተያየት መስጠት ሲጀምሩ ነው. በንግዱ ዓለም ሰዎች ግንኙነትን ወደ ተዓማኒነት እና ግልጽ እና አጠር ያለ እንጂ ጌጣጌጦችን እና ትኩረትን የሚስብ አድርገውታል.
08/10
በሁሉም ቅጾች ላይ የአሻንጉሊቶች እና አሉታዊ / አስቂኝ ድምፆች ያስወግዱ.
ኢሜል ሁልጊዜ የድምፅ ጥራት እና የሰውነት ቋንቋን ማስተላለፍ አልቻለም. ቀጥታ እና ቀጥተኛ መስሎ የተሰማዎት ነገር በእውነት አስከፊ እና እርሶ ወደ ኢሜልዎ ከተገባ በኋላ ማለት ነው. 'እባክዎን' የሚለውን ቃል አለመጠቀም እና 'አመሰግናለሁ' አሉታዊ ድክመቶች ያስከትላል. እንዲሁም አስቂኝና ብርሃንን የምትቆጥሩት ነገር እንደ ቅናትና እርባና የሌላቸው አድርገው ሊያስተላልፉ ይችላሉ.
አክብሮት በተሞላበት መንገድ እና በባህርይ ውስጥ በኢሜይል መሰጠት ልምድ እና ብዙ ልምድ ይጠይቃል. ኢሜይሉን ለራስዎ ከፍ ባለ ድምጽ ሲያነቡ ወይም ሌላው ሰው ከመላኩ በፊት እንኳ ይረዳል. ስለኢሜይሉ ማንኛውም ነገር ሆን ብሎ ወይም ጠበኛ እንደሆነ, ከዚያም እንደገና ይፃፉት.
አሁንም በኢሜይል ውስጥ የሆነ ነገር እንዴት እንደሚለዋወጥ ከአያያዝዎ, ስልኩን ለመምረጥ እና መልዕክቱን እንደ አንድ ውይይት ያቅርቡ.
ያስታውሱ: ኢሜይል ለዘለዓለም ነው, እናም አንዴ መልዕክት ከላኩ ታዲያ መቼም ሊያንሱት አይችሉም.
09/10
ዓለም ኢሜልዎን እንደሚያነብ አድርጎታል, ስለዚህ በእቅድ መሰረት ያቅዱ.
በእርግጥ, ኢሜይል ለዘላለም ነው. በሰከንዶች ውስጥ በመቶዎች ለሚቆጠሩ ሰዎች ሊተላለፍ ይችላል. በህግ አስፈፃሚዎች እና የግብር ተመላጭዎች ምርመራ እንዲደረግላቸው ሊጠየቁ ይችላሉ. እንዲያውም በዜና ወይም በማህበራዊ ሚዲያ ውስጥ ሊያደርገው ይችላል.
ይህ ሰፊ እና አስፈሪ ሃላፊነት ነው, ነገር ግን ሁላችንም ትከሻችን ነው-በኢሜል ላይ የሚጽፉት በቀላሉ በቀላሉ የህዝብ ዕውቀቶች ሊሆኑ ይችላሉ. ቃላትን በጥንቃቄ ምረጥ, መልሰህ ሊያነቃዎት የሚችልበት እድል ካገኘህ, በቃ ጥብቅ መልዕክት ለመላክ በጥብቅ አስብበት.
10 10
በአጭሩ 'አመሰግናለሁ' እና በፊርማ ማሽን አሁኑኑ ያቁሙ.
እንደ «አመሰግናለሁ» እና «please» የመሰሉ የኃይለኛነት ኃይሎች የማይለካቸው ናቸው. በተጨማሪም, ሙያዊ ፊርማዎን ለማካተት ተጨማሪ ተጨማሪ ሴኮንዶች የእርስዎን ትኩረት በትኩረት ለመከታተል, እና ስምዎን እና የእውቂያ መረጃዎን በማስመዝገብ ግንኙነቶችዎ ባለቤት እንደሆኑ ይናገራሉ.
ጤና ይስጥልን.
በ TGI ስፖርት ሸማሽን ውስጥ ለሽያጭ አገልግሎታችን ጥያቄዎችዎን ስላቀረቡ እናመሰግናለን. ለቡድንዎ የስፖርት ጃኬቶች አማራጮችን የበለጠ ለመናገር በስልክ ከእርስዎ ጋር ለመነጋገር በጣም ደስ ይለኛል. በዚህ ሳምንት መጨረሻ የእኛን የማሳያ ክፍል ልንጎበኝ እንችላለን, የእኛን ናሙናዎች በአካል ለማሳየትም እችላለሁ.
በምን ያህል ቁጥር ልጠይቅዎ እችላለሁ? ዛሬ ከሰዓት በኋላ ከሰዓት በኋላ ለመናገር ዝግጁ ነኝ.
አመሰግናለሁ,ፖል ጊልዝ
የደንበኛ አገልግሎቶች ዳይሬክተር
TGI, የተዋሃደ
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
«የምርት ስምዎ የእኛ ትኩረት ነው»