የደብዳቤ ማዋሃድ በመጠቀም ሰነዶችን ለመፍጠር አንድ መፍትሄ የእያንዳንዱን ሰነዶች በተናጠል ከመፍጠር ይልቅ የበለጠ ስህተትን የማድረግ አደጋ ከፍተኛ ነው. ከደብዳቤ ማዋሃድ ጋር በደንብ የማያውቁት ከሆኑ የታተሙ ሰነዶችዎን በሙሉ ማን ሊያደርግ የሚችል ከፍተኛ አሰቃቂ ስህተት ነው.
ይህ ማለት የመልዕክት ውህደቶች ተሞክሮ ሰነዶቻቸውን ማረም አያስፈልጋቸውም ማለት አይደለም. የሚከተሉት እቃዎች ዋናዎቹ 5 ደብዳቤ ጥራዞች ናቸው ምክንያቱም ሰነዶቻቸውን ከማጠናቀቅዎ በፊት እና ከማተምዎ በፊት.
1. ሙሉነት
ለተሳካ የኢሜይል ማዋሃድ አስፈላጊ የሆኑ ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎችን እንዳያስገቡ ለማረጋገጥ ዳግመኛ አስፈላጊ ነው. ሰነድዎን ሲፈጥሩ መስኮቱን ቸል ማለት ቀላል ነው. ለአድራሻዎች እና የበለጠ አስፈላጊ ለሆኑት, ዚፕ ኮድ. በተጨማሪም ብዙ የግድ መስመሮችን በተከታታይ ያካተቱባቸው ሌሎች ቦታዎች በትክክል በትክክል ይሞላሉ.
2. ትክክለኛነት
ይህ እንደ ማስተዋል የሚመስል መስሎ ቢታይም, ስንት ሰዎች የደብዳቤዎ ውህዶቹን እንደሚያደርጉት ስታውቅ ትገረም ይሆናል. የመልዕክትዎን ትክክለኛነት ለማረጋገጥ ትክክለኛውን መስክ በትክክል ያከሉት መሆኑን ማረጋገጥ ያስፈልግዎታል. ተመሳሳይ ስሞች ያላቸው መስኮች ካለዎት የተሳሳተውን ለማስገባት በጣም ቀላል ነው. ይህን ስህተት ደጋግመው እያጋጠመዎት ካጋጠሙ, ወደፊት ለሚመጣው ግራ መጋባት ለማስወገድ መስክዎን የሚሰጡባቸውን ስሞች እንደገና መገምገም ጥሩ ሀሳብ ነው.
3. ክፍተት
ከሐሳብዎ ውህደት ጋር አብሮ ሲሰራ አዘራዘር በጣም አስፈላጊ ነገር ላያሳይ ይችላል, ነገር ግን አዘራዘር ወሳኝ ነገር አለው. አንዳንድ ጊዜ ወደ ሰነድ ውስጥ ያስገባሃቸው ቦታዎች ለመንገር አስቸጋሪ ነው. የደብዳቤ ማዋሃድ መስኮችን መጠቀም በተለይም በጣም በሚቀራረብበት ጊዜ ለመናገር ይበልጥ አስቸጋሪ ያደርገዋል. እንዲያውም አጠቃላይ ቦታዎችን እንደተተዉን ሊያውቁ ይችላሉ. ከሁሉም መስኮቹ መካከል ክፍተቶች እንዳሉ ለማረጋገጥ የርስዎን ሰነድ መፈተሽ አስፈላጊ ነው, የመጨረሻው ምርት እጅግ በጣም ብዙ ህገ ወጥ የሆኑ የማይረባ ቃላት ይኖረዋል.
4. ስርዓተ-ነጥብ
በተመሳሳይ ሁኔታ ብዙ ሰዎች ከ ደብዳቤ መልቀቂያዎች ጋር በሚሰሩበት ጊዜ የዝግመትን ዋጋ እና አስፈላጊነት አይመለከቱም. ከሐሳብ ማገናኛ መስመሮች ጋር በመስራት ስፔስቱን ለይቶ ለማለፍ ቀላል ነው. ብዙውን ጊዜ የመልዕክት ማዋሃድ መስመሮችን (rows) ማዋሃድ በሚፈልጉበት ጊዜ ሁለት ጊዜ ስርዓተ-ነጥቡን በማከል, ሙሉ ለሙሉ ጣልቃ መግባትን, ወይም ሁለቱንም ሥርዓተ-ነጥቦችን ማከል ይችላሉ.
5. ቅርጸት
የጽሑፍህ ቅርጸት ወደ "ፍለጋ ማዋሃድ" ሊያስገባ ከሚችለው ቁልፍ ስህተቶች መካከል አንዱ የ Google ፍለጋ ነው. ለደብዳቤ ማዋሃድ መስመሮችዎ የተተገበረው ቅርጸት ትክክለኛ መሆኑን ለማየት መመርመሩ በጣም አስፈላጊ ነው. የደንቢ የመልዕክት ውህደት ሆነህ ወይም በመቶዎች የመልዕክት ውህደቶችህ አጠናቅቀህ, የደብዳቤህን ማዋሃድ መስመሮች ለገቢ ማስነሻ, ታች, ደማቅ ቅርፀት መፈተሽ አስፈላጊ ነው, የደብቃቃ ማጠናቀቅን ከማጠናቀቅህ በፊት ማስተካከል አስፈላጊ ነው.
Wrapping Up
ይህ በፓስታ ውህደት ሂደት ውስጥ ሊያስተላልፉት የሚችሉ የተሟሉ የመረጃ ዝርዝር አይደለም ነገር ግን ይህ ለመጀመር ጥሩ ቦታ ነው. እና በማንኛውም ሰነድ ውስጥ ሊከሰቱ የሚችሉ ሌሎች እንደ ስህተቶች እና ፊደል ስህተቶች ያሉ ሌሎች ስህተቶችን ማረጋገጥ አለብዎት. ማንም ፍጹም አይደለም; አንዳንድ ሰዎች እነሱን መስለው ለመቅረብ የተሻለ ናቸው!
የተስተካከለው በ: Martin Hendrikx