የ Microsoft Mail Mail ማዋሃድ ባህሪ በጣም ብዙ ተቀባዮች ላይ አነስተኛ ለውጦችን በመላክ ተመሳሳይ ሰነድን ለመላክ ያስችልዎታል. "ማዋሃድ" የሚለው ቃል አንድ ሰነድ (ለምሳሌ, አንድ ደብዳቤ) እንደ የቀመር ሉህ ከተዋሃደ የውሂብ ምንጭ ሰነድ ጋር የተዋሃደ ነው.
የ Word mail መጋጠሚያ እንከን-አልባ ከ Excel መረጃን ጋር ያለምንም ጥረት ይሰራል. እንዲሁም የራሱ የሆነ የውሂብ ምንጭ እንዲፈጥሩ ይፈቅድልዎታል, የዚህ ውሂብ ጥቅም ላይ የሚውሉ አማራጮች ውሱን ናቸው. በተጨማሪም, አስቀድመው ውሂብዎን በተመን ሉህ ውስጥ አስቀድመው ካላቹዎት ሁሉንም መረጃ ወደ የ Word ውሂብ ምንጭ መተየብ ብዙ ትርጉም አይሰጥም.
ለመልዕክት ውህደት ውሂብዎን ማዘጋጀት
በንድፈ ሀሳብ ምንም አይነት ልዩ ዝግጅት ሳያደርጉ የ Excel ተመን ሉሆችን በ Word mail merge ተግባር ውስጥ መጠቀም ይችላሉ. ይሁን እንጂ የመልዕክት ማዋሃድ ሂደትን ለማመቻቸት የስራ ደብተርዎን ለማዘጋጀት የተወሰነ ጊዜ ለመውሰድ ይመከራል.
የደብዳቤ ማቀነባበሪያ ሂደት ይበልጥ በተቀላጠፈ እንዲሄድ የሚያግዙ ጥቂት መመሪያዎች እነሆ.
የተመን ሉህ ውሂብዎን ያደራጁ
ግልፅነት የመግለጽ አደጋ ላይ እያለ, ውሂብዎ በጥርፎች እና በአምዶች ውስጥ በደንብ መደራጀት አለበት. እያንዳዱን ረድፍ እንደ አንድ ነጠላ መዝገብ አስቡ እና እያንዳንዱ ሰነድ እንደ የሰነድ ሳጥንዎ ውስጥ ማስገባት አለብዎት. (ማሻሻያ ካስፈለገዎት የ Excel መረጃ አስገብቶ ማጫዎትን ይመልከቱ .)
ራስጌ ረድፍ ፍጠር
ለደብዳቤው ለማዋሃድ ለማተም የሚፈልጉትን ሉህ የራስጌ ረድፍ ይፍጠሩ. የራስጌ ረድፍ ከዚህ በታች ባሉ ሕዋሶች ውስጥ ያለውን ውሂብ የሚለዩ መሰየሚያዎች የያዘ ረድፍ ነው. ኤክስኤም አንዳንድ ጊዜ በውሂብ እና ስያሜዎች መካከል ያለውን ልዩነት ሊፈጥር ይችላል, ስለዚህ በነባሪ ረድፍ ልዩ የሆኑ ደማቅ ጽሑፍ, የሕዋስ ክፈፎች እና የህዋስ ሽፋን በመጠቀም እነዚህን ግልጽ ያድርጉት. ይሄ Excel ከተቀረው ውሂብዎ የተለየ እንዲሆን ያረጋግጣል.
በኋላም መረጃውን ከዋናው ሰነድ ጋር ስታዋህድ, ስያሜዎቹ እንደ የመለያ ስም መስመሮች ስም ይታያሉ, ስለዚህ በሰነድህ ውስጥ ምን ዓይነት ውሂብ እንደምታስቀምጠው ግራ መጋባት አይኖርም. ከዚህም በላይ የአንተን ዓምዶች ስም መለጠፍ ጥሩ ተሞክሮ ነው, ይህም የተጠቃሚ ስህተት ነው.
በአንድ ላይ ብቻ ሁሉንም መረጃዎችን አስቀምጡ
ለደብዳቤ ማዋሃድ ለመጠቀም ያሰብከው ውሂብ በአንድ ሉህ ላይ መሆን አለበት. በበርካታ ሉህዎች ላይ ከተተላለፈ ሉሆቹን ማዋሃድ ወይም በርካታ የሜብሎች ማዋሃድ ማከናወን ያስፈልግዎታል. በተጨማሪም, ምንም ሳታነቡ ለመጠቀም የሚፈልጉትን ሉህ ለመምረጥ እንዲችሉ ሉሆኖቹ በግልጽ እንደተቀመጡት ያረጋግጡ.
አንድ የውሂብ ምንጭ በመልዕክት ማዋሃድ ውስጥ ማያያዝ
በሜል ውህደት ሂደት ውስጥ ያለው ቀጣይ ደረጃ የተዘጋጁ የተቀናጀ የ Excel ተመን ሉህዎን ከ Word ሰነድዎ ጋር ማዛመድ ነው.
- በሜይል ማዋሃድ የመሳሪያ አሞሌ ላይ የ Open Source Source አዝራሩን ጠቅ ያድርጉ.
- በመምረጥ የሶፍትዌር ምንጭ ሳጥን ውስጥ የ Excel ማውጫ ደብተርዎን እስኪያገኙ ድረስ አቃፊዎቹን ይዳስሱ. የ Excel ፋይልዎን ማግኘት ካልቻሉ «ሁሉም የውሂብ ምንጮች» በሚለው ተቆልቋይ ምናሌ ውስጥ «ዓይነቶችን አይነቶች» የሚል ምልክት ያድርጉ.
- ምንጩን የ Excel ምንጭ ፋይል ላይ ሁለቴ ጠቅ ያድርጉ ወይም ይምረጡት እና ክፈት የሚለውን ጠቅ ያድርጉ.
- በ ሰንጠረዥ ሳጥን ውስጥ ባለው ሳጥን ውስጥ ከሰነድዎ ጋር ለመዋሃድ የሚፈልጉትን ውሂብ የያዘ የ Excel ሉህ ይምረጡ.
- ከ "የመጀመሪያ ረድፍ ረድፍ" ላይ ያለው የአመልካች ሳጥን ምልክት መኖሩን ያረጋግጡ.
- እሺ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ.
አሁን የመረጃ ምንጭ ከዋናው ሰነድ ጋር የተቆራኘ እንደመሆኑ መጠን ጽሑፍን ማስገባት እና / ወይም የ Word ሰነድዎን ማርትዕ ይችላሉ. በ Excel ውስጥ ለውሂብዎ ምንጭ ለውጦችን ማድረግ አይችሉም. በመረጃዎቹ ላይ ለውጦችን ማድረግ ከፈለጉ ዋናውን ሰነድ በ Excel ውስጥ ከመክፈትዎ በፊት ዋናውን ሰነድ በ Word ውስጥ መዘጋት አለብዎት.
እነዚህን እርምጃዎች በመከተል በሰነድዎ ውስጥ የማዋሃድ መስኮችን ማስገባት ቀላል ነው:
- በመልዕክት ማዋሃሪያ አሞሌ ላይ የገባ ጥምር ሳጥን አዝራርን ጠቅ ያድርጉ. የሜቼ ማርኬት መስክ አስገባ የሚለው ሳጥን ይታያል.
- ከዝርዝሩ ውስጥ ለማስገባት የሚፈልጉትን መስክ ስም ያድምቁ እና አስገባ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ.
- ሳጥኑ ክፍት ሆኖ ይቆያል, ተጨማሪ መስኮችን እንዲያስገቡ ያስችልዎታል. ከአንድ በላይ መስክን በተከታታይ ካስገቡ, ሰነድ በእርስዎ ሰነድ ውስጥ ባሉ መስኮች መካከል ክፍተትን በራስ-ሰር አያክልም; የንግግር ሳጥን ውስጥ ከዘጉ በኋላ እራስዎ ይህን ማድረግ አለብዎት. በሰነድዎ ውስጥ የመስክ ስም በሁለት ቀስት ይታያል.
- ሲጨርሱ Close ን ጠቅ ያድርጉ.
የአድራሻ መዝገቦችን እና ሰላምታዎች ማስገባት-በደንብ ይጠቀሙ
Microsoft በቅርብ ጊዜ የአድራሻ እገዳዎችን እና ሰላምታ መስመሮችን እንዲያስገቡ የሚፈቅድ የደብዳቤ ማዋሃድን ባህሪ አክሏል. በመሳሪያ አሞሌው ላይ ያለውን የተዘጉ አዝራሮችን ጠቅ በማድረግ, በአንድ ጊዜ ብዙ መስኮችን ለመጨመር Word በተፈጠሩት ልዩነቶች ይስተካከላሉ.
የአድራሻው መከልከቻ አዝራር በግራ በኩል ያለው ነው. የመግቢያ ገላጭ መስመር በቀኝ በኩል ነው.
በተጨማሪም በኹጫ አዝራር ላይ ሲጫኑ, ቃላቱ በየትኞቹ መስኮችን ውስጥ ማስገባት እንደሚፈልጉ, እንዴት እንዲደረደሩ እንደሚፈልጉ, ምን ዓይነት ስርዓተ ክወና እና ሌሎችንም እንደሚፈልጉ ያቀርባል. ይህ በቀጥታ ግልጽ ሆኖ ሳለ - እና በ Word ውስጥ የተፈጠረውን የውሂብ ምንጭ የሚጠቀሙ ከሆነ - የ Excel ተመን ሉህ እየተጠቀሙ ከሆነ ግራ ሊጋባ ይችላል.
በዚህ ጽሑፍ ገጽ 1 ውስጥ ባለው ርዕስ ውስጥ የራስጌ ረድፍ መጨመር ምክር የተሰጠበት ጊዜ መቼ እንደሆነ ያስታውሱ? ደህና, ለቃሉ ተመሳሳይ እንደ የመስክ ስም ከሚጠቀምበት ሌላ መስክ ላይ ስም ካወጡ, ቃሉ በእርግጠኛነት መስኮቹ ጋር በትክክል ሊዛመድ ይችላል.
የገባን የአድራሻ ቅጥርን ሲጠቀሙ ወይም ሰላምታ መስመሪያ አዝራሮችን ከተጠቀሙ, ይህ ማለት እርስዎ ከሚገልጡት በተለያየ ትዕዛዝ ውስጥ ሊታይ ይችላል - ማለትም መለያዎቹ አይዛመዱም. እንደ ዕድል ሆኖ, Microsoft ይህን አስቀምጦ በመስክ ጥረዛዎች የአንተን የመስክ ስሞች ከትርጉሞች ጋር እንዲዛመድ በሚያስችል የ Match Fields ውስጥ ተገንብቷል.
ካርታዎችን በትክክል ለማመልከት የፍለጋ መስመሮችን መጠቀም
መስኮችን ለማዛመድ እነዚህን ቅደም ተከተሎች ይከተሉ:
- በመሳሪያ አሞሌው ላይ ባለው የሆርስ ሜኑ አዝራር ላይ ጠቅ ያድርጉ.
- በትርጉም መስክ ውስጥ ባለው የንግግር ሳጥን ውስጥ በስተግራ በኩል የቃሉ መስክ ስሞችን ዝርዝር ታያለህ. በሳጥን በስተቀኝ በኩል የተቆልቋይ መስኮችን ታያለህ. በእያንዲንደ ተቆሌቋይ ሳጥን ውስጥ ስማችን በአድራሻው ማእቀፍ ውስጥ ወይም በ "ስነ-ቃሊቱ" ማሇት ሇእያንዲንደ መስክ የሚጠቀምበት ቦታ ነው. ማንኛውም ለውጦችን ለማድረግ, በተቆልቋዩ ሳጥን ውስጥ ያለውን የስም መስክ ይምረጡት.
- ለውጦችን ካጠናቀቁ በኋላ እሺን ጠቅ ያድርጉ.
በተሳታፊው የመጠባበቂያ አሞሌ አዝራርን ጠቅ በሚያደርጉበት ጊዜ ሁለቱም በሚታዩበት Insert Address Block ወይም Greeting Line በሚለው ሳጥን ስር የ Match Fields አዝራርን ጠቅ በማድረግ የ Match Fields መገናኛ ሳጥንን ይዘው መምጣት ይችላሉ.
የደብዳቤ ማመሳሰል ሰነዶችን መመልከት
የእርስዎን የተዋሃዱ ሰነዶች አስቀድመው ለማየት እና ለማተም ከመሳለፊያው በፊት ስለ ማደራጀት ማስታወሻ: የማዋሃድ መስኮችን በሰነድ ውስጥ ሲያስገቡ ከውሂብ ምንጭ ቅርጸቱ የቅርጹን ቅርጸት አያስተላልፍም.
ልዩ-አቀራረብ ከዕውቀት የተመን ሉህ ላይ መተግበር
እንደ ቀጥተኛ, ቀጥተኛ ወይም አስመስሎ ያሉ ልዩ ቅርጸቶችን ለመተግበር ከፈለጉ በ Word ውስጥ ማድረግ ይኖርብዎታል. ሰነዶችን ከሰነታዎች ጋር እየተመለከቱ ከሆነ, ቅርጸቱን ለመተግበር የሚፈልጉት በመስመሮቹ በሁለቱም ጎኖች ላይ ሁለት ቀስቶችን መምረጥ ይኖርብዎታል. በሰነዱ ውስጥ የተዋሃደውን ውሂብ እየተመለከቱ ከሆኑ ሊለወጡ የሚፈልጉትን ጽሑፍ አጉልተው ያሳዩ.
ማንኛውም ለውጥ በሁሉም የተዋሃዱ ሰነዶች ውስጥ ብቻ ሳይሆን እያንዳንዱ ግለሰብ ብቻ እንደሚሄድ ያስታውሱ.
የተዋሃዱ ሰነዶችን አስቀድመው ይመልከቱ
የእርስዎን የተዋሃዱ ሰነዶችን አስቀድመው ለማየት በሜይል ማዋሃድ አሞሌ ላይ ያለውን የተዋሃደ ውሂብ አዝራርን ጠቅ ያድርጉ. ይህ አዝራር እንደ የመቀያየር መቀየሪያ ነው የሚሰራው, ስለዚህ ተመልሰው ወደ መስኮችን ብቻ ለማየት እና የሚፈልጉትን ውሂብ ሳይሆን ለማየት እንደገና መፈለግ ከፈለጉ እንደገና ይጫኑ.
በደብዳቤ ማዋሃድ አሞሌ ላይ የመዳሰሻ አዝራሮችን በመጠቀም በተዋሃዱ ሰነዶች በኩል ማሰስ ይችላሉ. እነሱ ከግራ ወደ ቀኝ ናቸው: የመጀመሪያው መዝገብ , ቀዳሚ መዝገብ , ወደ መዝገብ , ቀጣይ መዝገብ , የመጨረሻ መዝገብ .
ሰነዶችዎን ከማዋሃድዎ በፊት ሁሉንም ነገር, ወይም ሁሉም በትክክል እንደተዋሃዱ ለማረጋገጥ የሚችሉትን ያህል ብዙ ማሳመኛ ያድርጉ. በተጣመሩ መረጃዎች ዙሪያ እንደ ሥርዓተ-ነጥብ እና ክፍተት ልዩ ትኩረት ይስጡ.
የእርስዎን የደብዳቤ ማዋሃድ ሰነድ ማጠናቀቅ
ሰነዶችዎን ለማዋሃድ ዝግጁ ከሆኑ ሁለት ምርጫዎች አሉዎት.
ለአታሚው አዋህድ
የመጀመሪያው ወደ ማተሚያዎች ማዋሃድ ነው. ይህን አማራጭ ከመረጡ ሰነዶች ያለምንም ማሻሻያ ወደ አታሚው ይላካሉ. ወደ አታሚ መሣሪያ አሞሌ አዝራርን ጠቅ በማድረግ በቀላሉ ወደ አታሚው ማዋሃድ ይችላሉ.
ወደ አዲስ ሰነድ ያዋህዱ
አንዳንድ ወይም ሁሉም ሰነዶቹን ግላዊ ማድረግ አለብዎት (ግን ለግል የተበጁ ማስታወሻዎች የመረጃ መስኩ ውስጥ መጨመር ጥሩ ነው), ወይም ከማተምዎ በፊት ሌላ ለውጦችን ማድረግ, ወደ አዲስ ሰነድ ማዋሃድ ይችላሉ. አዲስ ሰነድ ካዋሃዱ, የመልዕክት ዋናው ሰነድ እና የውሂብ ምንጭ የተዋሃዱ ናቸው, ነገር ግን የተዋሃዱ ሰነዶችን የያዘ ሁለተኛ ፋይል ይኖረዎታል.
ይህንን ለማድረግ በቀላሉ ወደ አዲስ ሰነድ የመሳሪያ አሞሌ ውህደት አዝራርን ጠቅ ያድርጉ.
የትኛውንም ዘዴ እርስዎ በመምረጥ ሁሉንም ሪከርድዎች, የአሁኑን መዝገብ, ወይም የተለያዩ መዝገቦችን ለማዋሃድ ለመንገር ለዳውድ የሚናገሩበት የመገናኛ ሳጥን ይቀርባሉ.
ከሚፈልጉት አማራጭ ቀጥሎ የአማራጭ አዝራርን ጠቅ ያድርጉና ከዚያ እሺ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ.
አንድ ክልል ማዋሃድ ከፈለጉ የመጀመሪያውን ቁጥር እና እሺ ጠቅ ከማድረግዎ በፊት ለማካተት የሚፈልጉትን መዝገቦች የመጨረሻ ቁጥር ማስገባት ያስፈልግዎታል.
ሰነዶቹን ለማተም ከመረጡ, የማሳያ ሳጥን ከተነሳ በኋላ በ "ማተም" ሳጥን ውስጥ ይታያሉ. ለሌላ ማንኛውም ሰነድ እንደሚያደርጉት ከእሱ ጋር መስተጋብር መፍጠር ይችላሉ.