በአንድ የተመን ሉህ እና የውሂብ ጎታ መካከል ያለውን ልዩነት መፍታት
ኩባንያዎች Microsoft Access ለመጠቀም እንዲሞክሩ ካደረጓቸው ምክንያቶች መካከል አንዱ በቀመር ሉህ እና በውሂብ ጎታ መካከል ያለው ልዩነት አለመኖሩ ነው. ይህ ብዙ ሰዎች የደንበኛ መረጃን, የሽያጭ ትዕዛዞችን, እና የፕሮጀክት ዝርዝሮችን በተመን ሉህ መከታተል ለእራሳቸው አስፈላጊ ነው ብለው እንዲያምኑ ያደርጓቸዋል. የመጨረሻው ውጤት የውቅረት መቆጣጠሪያን መጠበቅ, ፋይሎች ለሙስና ጠፍተዋል, እና ሰራተኞች ተገቢውን መረጃ በአግባቡ እንዲያጥቡት ይደረጋል. ስለ ኃይል እና ብዙ የውሂብ ጎታዎችን አጠቃቀም በተመለከተ ትንሽ እውቀት ስላላቸው ትንንሽ ንግዶች አንድ የቀመር ሉህ ለስራው በቂ እና ዳታ ቤዝ መፈጠር ሲኖርባቸው ማየት እንዲችሉ ቀላል ነው.
የውሂብ ጎታ ምን መሆን እንዳለ መሠረታዊ ግንዛቤ መኖር በጣም አስፈላጊ ነው. አብዛኛዎቹ ሰዎች ቀደም ሲል በይፋዊ ቤተ-መጽሐፍት ውስጥ እንደሚገኙ ያሉ የውሂብ ጎታዎች ላይ ተገኝተዋል, ነገር ግን በቀላሉ መጠቀም እነሱ የቀመርሉህ እና የውሂብ ጎታዎች እንዴት የተለያዩ እንደሆኑ ግልጽ አይደለም. ለጥቂት ደቂቃዎች ስለ ውሂቦች እውቀት መጨመር ንፅፅሩ ይበልጥ ግልጽ ለማድረግ ይረዳል.
የውሂብ ድርጅት
ምናልባት በቀመር ሉህ እና በውሂብ ጎታ መካከል በጣም ግልጽ የሆነው ልዩነት ዲ.ኤን.ኤስ. የተደራጀ መንገድ ነው. መረጃው በአንጻራዊነት ጠፍቶ ከሆነ የቀመር ሉህ ፍጹም ነው. ጠፍጣፋ ሰንጠረዥ ምርጥ መሆኑን ወይም አለመሆኑን ለመወሰን የሚረዱበት መንገድ ሁሉም መረጃ ነጥቦች በሠንጠረዥ ወይም በሠንጠረዥ ላይ በቀላሉ ለመሳብ ይመከራል ወይ? ለምሳሌ, አንድ ኩባንያ በዓመት ውስጥ ወርሃዊ ገቢዎችን መከታተል ከፈለገ, የቀመር ሉህ ፍጹም ነው. የቀመር ሉሆች ጥቂት ቁልፍ ነጥቦችን በማሳየት እኩል የሆነ ተመሳሳይ ውሂብ እንዲይዙ የታሰቡ ናቸው.
በማነፃፀር, የውሂብ ጎታዎች የተዛመዱ የውሂብ መዋቅር አላቸው. አንድ ተጠቃሚ መረጃን ማንሳት ቢያስፈልግ በርካታ ነጥቦች ሊታዩባቸው ይገባል. ለምሳሌ, አንድ ኩባንያ ወርሃዊ ገቢን ለመከታተል እና ባለፉት አምስት ዓመታት ከተወዳዳሪዎቹ ጋር ማወዳደር ከፈለገ, በነዚህ የውሂብ ነጥቦች መካከል ግንኙነት አለ, ግን አንድ ትኩረት አይደለም. አንድ ነጠላ ሠንጠረዥን ውጤቱን ሪፖርት ለማድረግ አስቸጋሪ ሊሆን ይችላል, አለበለዚያ የማይቻል ከሆነ. የውሂብ ጎታዎች የተገልጋዮቹ ሪፖርቶችን እንዲያዘጋጁ እና ጥያቄዎችን እንዲያሂዱ ቀላል ለማድረግ የተነደፈ ነው.
የውሂብ ውስብስብነት
ውሂብ በተመን ሉህ ወይም በመረጃ ቋት ውስጥ መቆየት እንዳለበት ለማነፃፀር ቀላሉ መንገድ የውሂብ ምን ያህል ውስብስብ እንደሆነ መመልከት ነው. ይህ አንድ ተጠቃሚ አሁንም እርግጠኛ ካልሆነ ውሂብ እንዴት እንደሚደራጅ ግልጽ ለማድረግ ይረዳል.
የተመን ሉህ ውሂድ ቀላል ነው. መረጃን መከልከል ሳያስፈልግ ወደ አንድ ሰንጠረዥ ወይም ሰንጠረዥ በቀላሉ ሊገባ ይችላል. ጥቂት ቁልፍ የቁጥር እሴቶች ብቻ ሲከተሉት ለማቆየት ቀላል ነው. ጥቂት ረድፎች እና ዓምዶች ብቻ የሚያስፈልጉ ከሆነ ውሂቡ በተመን ሉህ ውስጥ ይቀመጣል.
የውሂብ ጎታዎች ብዙ የተለያዩ የውሂብ ዓይነቶች ያላቸው ሲሆን ሁሉም ከሌሎች የውሂብ ጎታ ውስጥ ከሌሎች መረጃዎች ጋር ግንኙነት ያላቸው ናቸው. ለምሳሌ, ኩባንያዎች ደንበኞቻቸው, ከስሞችና ከአድራሻዎች እስከ ቅደም ተከተሎች እና ሽያጭዎች ላይ ከፍተኛ ቁጥር ያለው ውሂብ ያስቀምጣሉ. አንድ ተጠቃሚ በሺዎች የሚቆጠሩ ረድፎችን በተመን ሉህ ላይ ለማግኘት ከሞከረ, ዋጋዎች ወደ ዳታቤዝ ውስጥ መዘዋወር ጥሩ ነው.
ዳታ ማባዛት
መረጃ መዘመን ስለሚፈልግ ብቻ የውሂብ ጎታ አስፈላጊ ነው ማለት አይደለም. ተመሳሳይ መረጃ ያለማቋረጥ ይቀጥላል? እንዲሁም የንግድ ስራ ክስተቶችን ወይም ድርጊቶችን ለመከተል ፍላጎት አለው?
የመረጃው ነጥብ ከተለወጠ ግን የመረጃው አይነት አንድ አይነትና አንድ ነጠላ ክስተት ከሆነ, ይህ መረጃ ምናልባት ጠፍጣፋ ነው. አንድ ምሳሌ በ ዓመቱ ውስጥ የሽያጭ መጠን ነው. የጊዜ ቆይታ ይቀየራል እና ቁጥሮች ይለዋወጣሉ, እና ተደጋጋሚ ውሂብ አይኖርም.
የተወሰኑ የውሂብ ክፍሎችን እንደ የደንበኛ መረጃ የመሳሰሉ, እንደ የደንበኛ መረጃ የመሳሰሉ, ሌሎች ሲቀይሩ, እንደ ትዕዛዞች ብዛት እና የክፍያ ወቅታዊነት የመሳሰሉ, ዋጋ ያላቸው እሴቶች እየተካኑ ናቸው. ይህ የውሂብ ጎታ ጥቅም ላይ መዋል ያለበት ነው. ድርጊቶች ብዙ የተለያዩ ክፍሎች አሉት, እና እነሱን ለመከታተል መሞከር የውሂብ ጎታ ያስፈልገዋል.
የውሂብ ዋንኛ ዓላማ
የተመን ሉሆች የብዙ የተለያዩ ገጽታዎች መከታተል የማይፈልጉ ለክፍለ-ጊዜ ክስተቶች ታላቅ ናቸው. ወደ ማህደሩ ከመግባታቸው በፊት አንድ ወይም ሁለት ገበታዎች ወይም ሰንጠረዦች የሚያስፈልጋቸው ፕሮጀክቶች, የተመን ሉህ በጣም ጥሩው መንገድ ነው. ቡድኑ ወይም ኩባንያዎች ውጤቶችን ለማስላት እና መቶኛዎችን ለመለየት ካስቻሉ, የተመን ሉሆች በጣም ጠቃሚ ናቸው.
የውሂብ ጎታዎች ዳግመኛ ጥቅም ላይ የሚውሉበት ውሂብ ለረጅም ፕሮጀክቶች ነው. ማስታወሻዎች እና አስተያየቶች የሚያስፈልጉ ከሆነ ውሂቡ ወደ ዳታቤዝ ይገባል. የቀመር ሉሆች ዝርዝር ነጥቦችን ለመከታተል የተሰሩ አይደሉም, ጥቂት ቁልፍ የቁጥር ነጥቦች ብቻ.
የተጠቃሚዎች ቁጥር
የተመን ሉህ ወይም የውሂብ ጎታ ለመጠቀም ስለመወሰን የተጠቃሚዎች ብዛት መጨረሻ ሊሆን ይችላል. አንድ ፕሮጀክት ከፍተኛ ቁጥር ያላቸው ተጠቃሚዎች ውሂብ እንዲያዘምኑ እና ለውጦችን እንዲያደርጉ የሚጠይቅ ከሆነ, ይህ በተመን ሉህ ውስጥ መከናወን የለበትም. በተመን ሉህ ላይ ትክክለኛውን የውቅረት መቆጣጠሪያ ጠብቆ ለማቆየት በጣም አስቸጋሪ ነው. መረጃውን ለማዘመን ጥቂት ተጠቃሚዎች ብቻ ናቸው, በአጠቃላይ በሶስት እና በሶስት መካከል, አንድ የተመን ሉህ በቂ መሆን አለበት (ምንም እንኳን ወደ ፊት ከመጓዙ በፊት ደንቦችን ማፅደቅ ቢያስፈልግም).
በፕሮጀክቶች ወይም በአጠቃላይ ክፍሎች ውስጥ ያሉ ተሳታፊዎች ሁሉ ለውጦች ማድረግ ካለባቸው, የውሂብ ጎታ የተሻለ ምርጫ ነው. አንድ ኩባንያ ትንሽ ከሆነና በመምሪያው ውስጥ አንድ ወይም ሁለት ሰው ብቻ ቢኖረውም, በአምስት ዓመታት ውስጥ በዚህ መመሪያ ውስጥ ምን ያህል ሰዎች ሊኖሩ እንደሚችሉ እና ሁሉም ለውጦች ማድረግ እንዳለባቸው ይጠይቋቸው. መድረስ የሚያስፈልጋቸው ብዙ ተጠቃሚዎች የውሂብ ጎታ የተሻለ አማራጭ ነው.
በተጨማሪም የውሂብ ደህንነትን ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎ. መሰናክሎች ሊጠበቁባቸው የሚገቡ በጣም ብዙ የሆኑ መረጃዎች ካሉ የውሂብ ጎታዎች የተሻለ ዋስትና ይሰጣሉ. ለመንቀሳቀስ ከመሞከርዎ በፊት የውሂብ ጎታ ከመፍጠራችን በፊት መጤን የሚገባቸውን የደህንነት ጉዳዮች ማንበብዎን እርግጠኛ ይሁኑ.
እርስዎ ለመቀነስ ዝግጁ ከሆኑ ጉዞዎን ለመጀመር የተመን ሉሆችን ወደ ውሂብ ጎታዎች መለወጥ.