የቃላትዎን ዶክመንት እንዴት ማቆየት እንደሚቻል

አንድ ትንሽ ድርጅት ፋይሎችን ሲፈልጉ ረዥም መንገድ ይሄዳል

በ Microsoft Word ፋይሎችዎ ላይ መስራት ከሚፈልጉት በላይ ብዙ ጊዜ ካጠፉ ከዛ የተወሰኑ ድርጅታዊ ባህሪያትን ቃል እና የኮምፒተርዎ ቅደም ተከተል ተጠቃሚ ለመሆን ጊዜው አሁን ነው.

ሁሉንም የ Word ፋይሎች በትንክሆች ይቆጥቡ

እያንዳንዱ የ Word ፋይል በቅድመ እይታ ምስል ወይም ድንክዬ ማስቀመጥ ሳያስፈልጋቸው ለመለየት ቀላል ያደርግላቸዋል. ጥቂት እርምጃዎችን በመከተል ሁሉንም የ Word ሰነድ በቅድመ እይታ ወይም ድንክዬ ምስል ማስቀመጥ ይችላሉ:

1. Microsoft Word ን ይክፈቱ .
2. በማያው አሞሌ ውስጥ ፋይልን ጠቅ ያድርጉ.
3. በተቆልቋይ ምናሌ የታችኛው ክፍል ስር ያለውን ባህሪያት ይምረጡ.
4. ማጠቃለያ ትርን ጠቅ ያድርጉ.
5. በዚህ ሰነድ ላይ የቅድመ እይታ ስዕልን ቀጥሎ አስቀምጥ ወይም የሁሉም የዶርድ ዶክመንት አስቀምጥ (በርስዎ የ Word ስሪት ላይ በመመስረት) ምልክት ያድርጉ.
6. እሺ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ.

የ Word Document Properties ን አዘምን

ተመሳሳይ የሆኑ ስሞች እና ቦታዎች ያላቸው ከፍተኛ መጠን ያለው የ Word ሰነድ ከሰሩ የቋንቋ ባህሪያት ባህሪን በሚገባ ለመጠቀም ይፍልጋሉ . ወደ ፋይል > ባሕሪያት > ማጠቃለያ ይመለሱ እና አስተያየቶችን, ቁልፍ ቃላትን, ምድብን, ርእሰ-ጉዳዩን ወይም ርዕሰ ጉዳዩን መረጃ - ፋይሎችን ለመለየት የሚረዳዎ ማንኛውም ነገር. ፍለጋ ለማድረግ ጊዜ ሲመጣ, ምን እንደፈለጉት በትክክል ማግኘት ይችላል.

በኮምፒተርዎ ላይ አቃፊዎች እንዲቀመጡ ያድርጉ እና ይጠቀሙባቸው

ወደፊት ለሚቀጥሉ ሁሉም የ Word ሰነዶችዎ አንድ አቃፊ ያዘጋጁ እና የማይረሳውን ነገር ማለትም «የእኔዎዶርድ ሰነዶች» ብለው ያቀናብሩ. ለእርስዎ ትርጉም የሚሰጡ እና እነሱን የሚጠቀሙባቸው ስሞች ያላቸው አቃፊዎች ያሏቸው . ሳምንታዊ ስብሰባ ማስታወሻዎችን የማዘጋጀት ሃላፊነት ካለዎት, ለምሳሌ, ለእነዚያ ማስታወሻዎች አንድ ማህደር ያድርጉ እና በውስጣቸው ተጨማሪ አቃፊዎችን ለወር ወወዶች ወይም ዓመታት ያካትቱ.

በኮምፒተርዎ ላይ ለበርካታ ዓመታት ያለፉ የዶክመንቶች ካለብዎት እና እነሱን ለመክፈት ጊዜ ስለሌላቸው እና እነሱ ጠባቂ መሆን አለመሆኑን ለመወሰን ጊዜ ካለፉ, የድሮው የዶክመንቶች የሪፖርት ሰነዶች ከ 2010 ጀምሮ ወደታች ይጣሉ. አንድ አቃፊ, 2011 በሌላ ላይ እና በመሳሰሉት ውስጥ ሆነው እንደገና ለመጎብኘት ጊዜ እስኪያገኙ ድረስ.

ወጥ የሆነ የፋይል ስም አሰጣጥ ስርዓት ተጠቀም

የስም ማስመሰያ ስርዓትን መመሥረት የሚፈልጉትን ፋይሎች ለማግኘት ጊዜ ሲደርስ ሊያግዝዎ ከሚችሉት እጅግ በጣም አስፈላጊው ነገር ሊሆን ይችላል. ፋይሎችህን ለመሰየም አንድም ትክክለኛ መንገድ የለም, ነገር ግን የስም አሠራሩን መምረጥ እና በቋሚነት ጥቅም ላይ መዋል ጥረቱን የሚጠይቅ ነው. የጥቆማ አስተያየቶች የሚከተሉት ናቸው:

• የሰነድ ዓይነቱን ያካትቱ, በጨረፍታ አንድ "የጨረታው", "ውል" ወይም "መጽሔት" የያዘ ማንኛውም የፋይል ስም የሚፈልጉት ደብዳቤ አይደለም.
• ከደንበኛው ስም ጋር ስም መስጠት (ወይንም የሰነዶቹ የመጨረሻ ፊደል ፊደሎች ከሆኑ).
• በፋይል ስሙ ውስጥ ቀኑን ጨምር.

ጊዜህን ውሰድ

ኮምፒተርዎ ቀድሞውኑ በፋይሎች የተሞላ ከሆነ ድርጅታዊ ችግሮችዎን በአንድ ጊዜ ለመፍታት አይሞክሩ. ስራውን ወደ ተቆጣጣሪዎች ቁርጥራጮች ይቁረጡ እና በቀን ውስጥ 15 ደቂቃዎች በመሥራት ያሳልፉ. በኮምፒዩተርዎ ላይ የባዶ የሆኑ የ Word ፋይሎችን ሲጠግኑ እርስዎ ካደረጓቸው አቃፊዎች ውስጥ በአንዱ ውስጥ ያስቀምጧቸው, አዲስ አቃፊ ያዘጋጁ ወይም ከአሁን በኋላ የማያስፈልጉ ከሆነ ያስወግዷቸው. ሃሳብዎን ማካተት ካልቻሉ, HoldUntilDate ውስጥ ባለው አቃፊ ውስጥ ያስቀምጡ እና ለወደፊቱ በቅርብ ጊዜ በጣም ርቀት ይምረጡ እና አቃፊው በዚያ ጊዜ ካልከፈቱ, ለመሰረዝ ያስቸግራሉ. ማንኛውም አይነት አቃፊዎችን ያደረጓቸው ሁሉንም በአንድ ትልቅ የቃል አቃፊ ውስጥ ያስቀምጧቸው, ስለዚህ የት መታየት እንዳለበት ያውቃሉ.